Für viele Restaurants und Hotels sind die Wochen zwischen Ende November und dem 20. Dezember die umsatzstärksten des Jahres. Ein großer Teil davon kommt aus Weihnachtsfeiern von Firmen, Vereinen und Abteilungen. Wer hier früh und klar auftritt, füllt seine Abende über Jahre – denn eine gelungene Firmenfeier wird meist im nächsten Jahr wieder gebucht.
Die Entscheidung fällt allerdings nicht im Dezember, sondern im Spätsommer und Herbst. Dann suchen Assistenzen, Personalabteilungen und Teamleiter nach einem Ort, vergleichen Angebote und brauchen schnell eine Grundlage für die interne Abstimmung. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Pakete schnüren, eine Angebotsmappe vorbereiten, die Menüauswahl vereinfachen und den Abend selbst sicher durchführen.
Früh anbieten: der Kalender der Firmenkunden
Firmen planen ihre Weihnachtsfeier meist deutlich früher, als Gastronomen erwarten. Die ersten Anfragen kommen erfahrungsgemäß schon im August und September, die meisten Buchungen fallen in den Oktober. Wer erst im November Werbung macht, bekommt die Reste.
Ein bewährter Zeitplan sieht so aus:
- Juli und August: Pakete festlegen, Preise kalkulieren, Angebotsmappe drucken und als PDF bereitstellen.
- Anfang September: Firmenkunden des Vorjahres persönlich anschreiben oder anrufen, mit Vorrang bei den Wunschterminen.
- Mitte September: Angebot auf der Website, im Newsletter und im Lokal sichtbar machen.
- Oktober: Anfragen zügig beantworten, Termine mit Anzahlung fixieren, Optionen mit klarer Frist versehen.
- Mitte November: Menüauswahl und endgültige Personenzahl bei allen Gruppen einholen.
Der persönliche Kontakt zu den Firmen des Vorjahres ist der wichtigste Schritt. Ein kurzer Anruf „Wir würden Ihnen gern Ihren Termin vom letzten Jahr wieder reservieren“ ist wirksamer als jede Anzeige.
Pakete statt Einzelpreise
Firmenkunden wollen vor allem eines: eine Zahl, die sie intern freigeben lassen können. Einzelpreise für jedes Gericht und jedes Getränk machen das schwer. Pakete mit einem klaren Preis pro Person machen es leicht.
Drei Stufen haben sich bewährt:
| Paket | Inhalt | Für wen |
|---|---|---|
| Klassisch | 3 Gänge, Aperitif | kleine Teams |
| Festlich | 4 Gänge, Getränke pauschal | Abteilungen |
| Exklusiv | Menü, Weine, eigener Raum | Geschäftsleitung |
Die mittlere Stufe wird am häufigsten gewählt. Kalkulieren Sie sie deshalb besonders sorgfältig und machen Sie sie zur sichtbaren Empfehlung. Getränkepauschalen sollten genau beschreiben, was enthalten ist – Hauswein, Bier, alkoholfreie Getränke, Kaffee –, und bis wann sie gelten. Ein Satz wie „Getränke ab 23 Uhr werden nach Verbrauch berechnet“ vermeidet Diskussionen bei der Abrechnung.
Ergänzend können Sie Bausteine anbieten, die sich zu jedem Paket dazubuchen lassen: ein Sektempfang, eine Käseauswahl zum Abschluss, ein Mitternachtssnack oder Gutscheine als Mitarbeitergeschenk.
Die Menüauswahl vereinfachen
Bei einer Gruppe von 40 Personen kann nicht jeder à la carte bestellen, ohne dass Küche und Service an ihre Grenzen kommen. Gleichzeitig hat heute fast jede Gruppe Vegetarier, Veganer und Gäste mit Unverträglichkeiten.
Die Lösung ist eine begrenzte Wahl. Pro Gang zwei Optionen, eine davon vegetarisch, und bei Bedarf eine vegane Variante des Hauptgangs auf Nachfrage. Die Auswahl erfolgt vorab: Der Ansprechpartner der Firma sammelt die Wünsche und schickt Ihnen eine Liste mit Namen und Gerichten spätestens eine Woche vor der Feier. Allergien und Unverträglichkeiten werden auf derselben Liste vermerkt.
Am Abend liegen Platzkarten mit dem Namen und einem dezenten Hinweis auf die Menüwahl am Platz – etwa ein kleiner Punkt in der Ecke, den nur der Service deutet. So muss niemand fragen, wer das Fischgericht bestellt hatte. Wie Sie Menükarten und Platzkarten für Gruppen gestalten, steht im Beitrag über Bankett- und Eventkarten.
Die Angebotsmappe
Wenn eine Assistenz fünf Restaurants vergleicht, gewinnt meist das Angebot, das am einfachsten weiterzugeben ist. Eine übersichtliche Angebotsmappe ist deshalb ein echter Wettbewerbsvorteil.
Sie enthält auf wenigen Seiten: eine kurze Begrüßung, die Räume mit Kapazitäten und einem Foto, die Pakete mit Preisen, Beispielmenüs, die Bausteine, die Rahmenbedingungen wie Anzahlung, Stornofristen und Mindestumsatz sowie eine Ansprechperson mit direkter Telefonnummer.
Hilfreich ist außerdem eine Übersicht der noch freien Termine, die Sie im PDF laufend aktualisieren. Wer sieht, dass von zwölf Freitagen nur noch drei frei sind, entscheidet schneller. Vermeiden Sie in der Mappe dagegen lange Texte über die Geschichte des Hauses: Eine Seite mit zwei, drei Sätzen und einem guten Foto genügt, der Rest wird ohnehin übersprungen.
Die Mappe gibt es in zwei Formen. Als PDF, das per E-Mail verschickt und intern weitergeleitet wird. Und als gedruckte Mappe für Firmenkunden, die persönlich vorbeikommen oder bei denen Sie vorsprechen. Die gedruckte Fassung wirkt im Besprechungsraum eines Unternehmens ganz anders als ein Ausdruck vom Büroprinter. Eine hochwertige Mappe mit Ihrem Logo, in die die aktuellen Seiten eingelegt werden, lässt sich jedes Jahr neu bestücken. Welche Materialien für ein festliches Auftreten infrage kommen, sehen Sie unter Materialien und Farben; gerade Loden und Leinen passen gut in die Winterzeit.
Der Ablauf am Abend
Eine Weihnachtsfeier ist für die Firma ein wichtiger Abend, oft der einzige im Jahr, an dem alle zusammenkommen. Entsprechend hoch ist die Erwartung. Ein klarer Ablauf, der vorher mit dem Ansprechpartner abgestimmt ist, gibt Sicherheit.
Klären Sie im Vorgespräch: Wann kommen die Gäste, gibt es eine Rede und wann, soll zwischen den Gängen Zeit für Programmpunkte sein, gibt es Musik, bis wann läuft die Feier? Halten Sie das schriftlich fest und geben Sie den Plan an Küche und Service.
Am Abend selbst sollte eine Person aus Ihrem Team als fester Ansprechpartner für den Gastgeber da sein. Sie weiß, wann die Rede kommt, stimmt das Tempo mit der Küche ab und ist erreichbar, wenn etwas fehlt. Bei der Abrechnung hilft es, vorab zu klären, ob die Firma alles übernimmt oder ob Getränke ab einer bestimmten Uhrzeit selbst bezahlt werden.
Nach der Feier melden Sie sich innerhalb von zwei, drei Tagen beim Ansprechpartner mit einem kurzen Dank und der Frage, ob alles gepasst hat. Wenn es gut war, fragen Sie direkt nach dem Wunschtermin für das nächste Jahr. Viele Firmen reservieren dann sofort – und Ihr Kalender für den kommenden Dezember füllt sich, bevor das Jahr zu Ende ist. Wie sich Veranstaltungen außerhalb der Weihnachtszeit planen lassen, zeigt der Beitrag Veranstaltungen im Restaurant.
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Fragen zum Thema
Alle Fragen & AntwortenWann buchen Firmen ihre Weihnachtsfeier?
Die ersten Anfragen kommen erfahrungsgemäß im August und September, die meisten Buchungen fallen in den Oktober. Wer erst im November wirbt, bekommt meist nur noch Restplätze.
Wie gestaltet man ein Angebot für eine Weihnachtsfeier?
Mit wenigen Paketen und einem klaren Preis pro Person, genau beschriebenen Getränkepauschalen, Beispielmenüs, Raumkapazitäten und Rahmenbedingungen wie Anzahlung und Stornofristen. Eine direkte Ansprechperson mit Telefonnummer gehört dazu.
Wie organisiert man die Menüauswahl bei großen Gruppen?
Bieten Sie je Gang zwei Optionen, eine davon vegetarisch, und lassen Sie die Wahl eine Woche vorher mit Namen sammeln. Platzkarten mit einem dezenten Hinweis auf die Menüwahl erleichtern dem Service den Abend.
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