Umsatzsteuer auf Speisen und Getränke: Folgen für Kalkulation und Karte

Auf der Speisekarte steht ein Preis, im Kassenbericht stehen mehrere Steuersätze. Dazwischen liegt eine Frage, die für die Kalkulation entscheidend ist und trotzdem manchmal erst beim Jahresabschluss auffällt: Wie viel vom Kartenpreis bleibt dem Betrieb, nachdem die Umsatzsteuer abgeführt ist? Bei Speisen und Getränken, im Lokal und außer Haus fällt die Antwort unterschiedlich aus.

Dieser Beitrag nennt bewusst keine Steuersätze. Die Sätze für Speisen haben sich in Deutschland in den letzten Jahren mehrfach geändert, und für Ihren Betrieb zählt allein, was Ihre Steuerberatung für Ihre Angebote bestätigt. Stattdessen geht es um die Zusammenhänge: welche Unterscheidungen es gibt, warum Menüs mit Getränk aufgeteilt werden müssen und was das für Kalkulation, Kasse und Karte bedeutet. Stand ist September 2026, der Beitrag ist keine Steuerberatung.

Speisen und Getränke getrennt rechnen

Speisen und Getränke werden in Österreich und Deutschland unterschiedlich besteuert. Für die Kalkulation heißt das: Ein Glas Wein und ein Teller Suppe zum selben Kartenpreis bringen dem Betrieb nicht unbedingt denselben Nettoerlös. Wer mit einem einzigen Durchschnittssatz rechnet, verschätzt sich beim Deckungsbeitrag – in einer Weinbar anders als in einem Mittagslokal, weil der Anteil der Getränke am Umsatz so verschieden ist.

Die Umrechnung selbst ist einfach, solange sie für jede Warengruppe getrennt erfolgt: Nettopreis = Kartenpreis ÷ (1 + Steuersatz ÷ 100). Den Satz für die jeweilige Warengruppe nennt Ihnen die Steuerberatung. Für Gäste ändert sich dadurch nichts, sie sehen auf der Karte einen Preis. Wie Preise gegenüber Gästen anzugeben sind, beschreibt der Beitrag Preisangaben auf der Speisekarte.

Im Lokal oder außer Haus

Ob ein Gericht am Tisch gegessen oder mitgenommen wird, kann steuerlich einen Unterschied machen: Außer Haus wird teils anders besteuert als im Lokal. Für den Alltag im Betrieb folgen daraus drei Aufgaben.

Erstens muss die Kasse wissen, wie verkauft wird. Dafür gibt es eigene Tasten oder Buchungsarten für „im Haus“ und „außer Haus“ – und ein Team, das sie konsequent nutzt. Legen Sie mit der Steuerberatung fest, wie Grenzfälle gebucht werden, etwa wenn ein Gast am Tisch zu essen beginnt und den Rest einpacken lässt.

Zweitens ist die Karte für Abholung und Lieferung eine eigene Kalkulation, auch wenn die Gerichte dieselben sind. Verpackung, Besteck zum Mitnehmen und gegebenenfalls Gebühren von Lieferplattformen kommen dazu, und die Steuer kann eine andere sein. Ob Sie für beides denselben Preis verlangen oder eigene Außer-Haus-Preise festlegen, ist eine kaufmännische Entscheidung. Wichtig ist, dass Sie die Marge beider Varianten kennen.

Drittens stellen sich beim Catering ähnliche Fragen. Lassen Sie die Einordnung Ihrer Angebote vor dem ersten Auftrag von der Steuerberatung prüfen, statt sie am Jahresende nachträglich zu klären. Halten Sie dazu in jedem Angebot genau fest, was Sie liefern – nur die Speisen, dazu Geschirr und Aufbau oder auch Servicepersonal vor Ort. So gibt es eine klare Grundlage für die Einordnung, und Sie vermeiden Rückfragen, wenn der Auftrag längst abgerechnet ist.

Menü mit Getränk: Kombiangebote aufteilen

Mittagsmenü mit Getränk, Brunch mit einem Glas Sekt, Kinderteller mit Saft, Buffet inklusive Getränken: Sobald Speisen und Getränke zu einem Gesamtpreis verkauft werden, muss dieser Preis für die Umsatzsteuer aufgeteilt werden. Nach welcher Methode das geschieht, legen Sie mit Ihrer Steuerberatung fest.

Im Betrieb kommt es dann darauf an, dass die Aufteilung nicht jedes Mal neu geschätzt wird, sondern fest in der Kasse hinterlegt ist. Das Menü wird als Paket mit seinen Bestandteilen angelegt, und jede Servicekraft bucht es gleich. Wer das Getränk einzeln eintippt und anschließend einen Rabatt gibt, erzeugt Buchungen, die am Monatsende niemand mehr nachvollziehen kann.

Beim Zusammenstellen eines Menüs lohnt außerdem der Blick auf den Getränkeanteil. Ein Mittagsmenü mit einem Glas Wein rechnet sich anders als eines mit einem Glas Wasser, auch wenn beide zum selben Preis auf der Karte stehen. Rechnen Sie jedes Menü einmal mit der vereinbarten Aufteilung durch, bevor Sie den Preis festlegen. Wie Sie Wareneinsatz und Verkaufspreis eines Gerichts sauber herleiten, zeigt der Beitrag Preise kalkulieren ab Tag eins.

Wenn sich ein Steuersatz ändert

Dass sich Sätze ändern, ist keine Theorie: In Deutschland wurde der Satz für Speisen in den letzten Jahren mehrfach angepasst. Für den Betrieb stellt sich dann jedes Mal dieselbe Frage – bleibt der Kartenpreis, oder bleibt der Nettopreis?

Frage	Kartenpreis halten	Nettopreis halten
Marge	ändert sich	bleibt gleich
Karte	bleibt, wie sie ist	neue Preise nötig
Gäste	merken nichts	sehen neue Preise

Beide Wege sind möglich, und die Entscheidung ist eine kaufmännische, keine steuerliche. Sinkt der Satz, können Sie den Kartenpreis halten und die zusätzliche Marge nutzen, etwa für gestiegene Wareneinsätze oder Löhne. Steigt er, fängt ein gehaltener Kartenpreis die Erhöhung aus Ihrer Marge auf – das geht nur, wenn sie groß genug ist.

Entscheiden Sie sich für neue Preise, braucht es neue Einlagen, und zwar rechtzeitig. Bei einer Klemmkarte wie der Quickfix ist die Einlage in Sekunden getauscht, der Umschlag bleibt. Drucken Sie die neuen Einlagen vorab und tauschen Sie sie am Abend vor der Umstellung, im selben Arbeitsgang, in dem auch die Kasse umgestellt wird.

Kasse und Steuerberatung zusammenbringen

Nach unserer Erfahrung entstehen viele Fehler bei der Umsatzsteuer nicht aus Unwissen, sondern in der Kasse: ein neuer Artikel, der mit dem falschen Satz angelegt wurde, ein Menü ohne hinterlegte Aufteilung, eine Außer-Haus-Taste, die niemand benutzt. Legen Sie deshalb fest, wer neue Artikel anlegt, und lassen Sie die Zuordnung der Warengruppen von der Steuerberatung prüfen – vor der Eröffnung und nach jeder größeren Änderung der Karte.

Für das Gespräch mit der Steuerberatung helfen vier Fragen. Welche Sätze gelten derzeit für unsere Speisen und Getränke im Lokal und außer Haus? Wie teilen wir unsere Menüs, Pauschalen und Arrangements auf? Wie ordnen wir Catering und Veranstaltungen ein? Und was ist zu tun, wenn sich ein Satz ändert – in der Kasse, in der Kalkulation und auf der Karte?

Wer diese Antworten schriftlich hat, kann sie an das Team weitergeben und muss nicht bei jeder neuen Aushilfe von vorn beginnen. Eine Seite im Einschulungsordner genügt: welche Taste wofür, wie Menüs gebucht werden, wer bei Fragen entscheidet. So wird aus einem Steuerthema eine Routine, die im Service niemand mehr bemerkt.