Datenschutz bei Reservierungen und Gästedaten: DSGVO im Gastro-Alltag

Ein Name, eine Telefonnummer, „vier Personen, Fensterplatz, eine Person mit Nussallergie“: Jede Reservierung ist ein kleiner Datensatz. Dazu kommen Gästelisten für Feiern, E-Mail-Adressen aus Gutscheinbestellungen, Anmeldungen im Gäste-WLAN und Fotos vom letzten Weinabend. Viele Betriebe sammeln mehr Daten, als ihnen bewusst ist – und bewahren sie länger auf, als nötig wäre.

Die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, gilt in Österreich und Deutschland gleichermaßen. Ihre Grundgedanken lassen sich im Gastro-Alltag gut umsetzen: nur die Daten erheben, die Sie brauchen, sie nur so lange aufbewahren, wie Sie sie brauchen, und für Newsletter sowie für Fotos von erkennbaren Gästen eine Einwilligung einholen. Dieser Beitrag zeigt, wie das in der Praxis aussieht. Er gibt unseren Kenntnisstand vom September 2026 wieder und ist keine Rechtsberatung.

Welche Daten Sie wirklich brauchen

Für eine Tischreservierung genügt wenig: ein Name, unter dem der Tisch geführt wird, eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für Rückfragen, dazu Datum, Uhrzeit und Personenzahl. Alles Weitere ist entweder freiwillig oder überflüssig. Fragen Sie sich bei jedem Feld im Reservierungsformular: Was würde uns fehlen, wenn wir es weglassen?

Angabe	Für eine Tischreservierung
Name	nötig
Telefon oder E-Mail	nötig für Rückfragen
Datum, Uhrzeit, Personen	nötig
Anlass, Tischwunsch	freiwillig
Allergien, Unverträglichkeiten	freiwillig, nur für diesen Besuch
Adresse, Geburtsdatum	meist nicht nötig

Freiwillige Felder sollten im Formular auch als freiwillig erkennbar sein. Hinweise auf Allergien sind für die Küche wertvoll, aber sensibel: Halten Sie sie für den Besuch fest und nicht dauerhaft im Gästeprofil, außer der Gast wünscht das ausdrücklich. Bei Feiern und Firmenveranstaltungen kommen Rechnungsadresse und Ansprechperson dazu – dort sind sie nötig, beim Abendessen zu zweit nicht. Wie Sie Reservierungen insgesamt organisieren, beschreibt der Beitrag Reservierungen und No-Shows.

Reservierungsbuch, Bildschirm und Zettel

Nach unserer Erfahrung scheitert Datenschutz in der Gastronomie selten an der Technik, sondern an der Theke. Das aufgeschlagene Reservierungsbuch am Empfang, in dem wartende Gäste Namen und Telefonnummern anderer lesen können. Der Bildschirm, der zum Gastraum zeigt. Der Zettel mit einer Handynummer, der nach dem Service im Altpapier landet. Die Tischliste mit vollen Namen, die für alle sichtbar an der Garderobe hängt.

Die Lösungen sind einfach: Das Buch liegt geschlossen oder außerhalb des Blickfelds der Gäste, Bildschirme werden so gedreht, dass nur das Team sie sieht, Notizzettel wandern nach dem Übertragen ins System in den Aktenvernichter. Auf Tischplänen, die für das Team aushängen, genügen Tischnummer und Nachname oder Initialen. Und wer am Telefon eine Reservierung aufnimmt, wiederholt die Nummer nicht laut an der vollen Theke.

Ebenso wichtig ist, wer Zugriff hat. Jede Person im Team bekommt ein eigenes Login für Reservierungssystem und Kasse, statt eines gemeinsamen Passworts auf einem Klebezettel am Bildschirm. Verlässt jemand den Betrieb, wird der Zugang am letzten Arbeitstag gesperrt.

Aufbewahren und löschen

„Nur so lange wie nötig“ ist leicht gesagt. Im Alltag bleiben Reservierungen jahrelang im System, weil niemand daran denkt, sie zu löschen, und die Tabelle mit allen Gästen der Weihnachtsfeier liegt drei Jahre später noch im Postfach. Legen Sie deshalb gemeinsam mit Ihrer Datenschutzberatung fest, wann welche Daten gelöscht werden: Reservierungen, Gästelisten von Veranstaltungen, Notizen und Anfragen per E-Mail.

Viele Reservierungssysteme können alte Einträge nach einer eingestellten Frist automatisch löschen oder anonymisieren. Nutzen Sie diese Funktion. Für Papier und alles, was sich nicht automatisch erledigt, hilft ein fester Termin, etwa der erste Montag im Monat: alte Listen in den Aktenvernichter, das Postfach für Veranstaltungsanfragen aufräumen, exportierte Dateien löschen. Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen sind ein eigenes Thema – was davon wie lange aufzubewahren ist, klärt die Steuerberatung.

Gäste-WLAN

Das Gäste-WLAN ist ein Service, den heute fast jeder erwartet, und zugleich ein Datenschutzthema, das oft übersehen wird. Zwei Punkte sind wichtig.

Erstens gehört das Gästenetz nicht in dasselbe Netz wie Kasse, Reservierungssystem und Büro-Computer. Ein getrenntes Netz für Gäste ist bei vielen Routern eine Einstellung von wenigen Minuten und schützt die Daten Ihrer Gäste ebenso wie die Ihres Betriebs. Das Passwort wechseln Sie regelmäßig, etwa zum Saisonstart.

Zweitens: Wenn sich Gäste über eine Anmeldeseite einloggen, fragen Sie dort nur ab, was Sie wirklich brauchen. Wer die Anmeldung nutzen möchte, um Adressen für Werbung zu sammeln, braucht dafür eine Einwilligung – am besten mit einem Häkchen, das der Gast selbst setzt. Zugangsdaten und Datenschutzinformation für Gäste liegen im Hotel am besten gemeinsam an der Rezeption oder im Zimmer, etwa in einer Infomappe wie der Infocard.

Fotos und Newsletter nur mit Einwilligung

Fotos vom Weinabend, von der Hochzeit im Saal oder vom vollen Gastgarten sind für Website und soziale Netzwerke wertvoll. Sind darauf Gäste erkennbar, brauchen Sie deren Einwilligung. Im Alltag heißt das: vorher fragen, nicht hinterher. Wer nicht gefragt werden kann, wird nicht erkennbar gezeigt – fotografieren Sie dann Hände mit Gläsern, Teller, Rücken oder den Raum aus einer Perspektive, in der Gesichter nicht zu erkennen sind.

Beim Newsletter gilt dasselbe Prinzip: Er geht nur an Menschen, die eingewilligt haben. Eine E-Mail-Adresse aus einer Reservierung oder einer Gutscheinbestellung genügt dafür in der Regel nicht. Wie Sie Adressen sauber sammeln und einen Newsletter aufbauen, den Gäste gern lesen, beschreibt der Beitrag Newsletter für Restaurant und Hotel.

Kleine Pannen vermeiden

Viele Datenschutzprobleme in der Gastronomie sind keine Hackerangriffe, sondern Alltagspannen. Die Rundmail an alle Gäste der Weinverkostung, bei der jeder jede Adresse sieht, weil sie im offenen Verteiler steht. Die Gästeliste, die nach der Hochzeit im Altpapier landet. Die Reservierungsbestätigung, die an eine falsch getippte Adresse geht.

Drei Gewohnheiten verhindern das meiste: Rundmails an Gäste gehen nur über ein Newsletterprogramm oder in Blindkopie, Papier mit Gästedaten kommt in den Aktenvernichter und nicht in den Papierkorb, und wer einem Gast schreibt, prüft die Adresse vor dem Senden. Passiert trotzdem etwas, wenden Sie sich umgehend an Ihre Datenschutzberatung. Allgemeine Informationen zum Datenschutz für Betriebe bieten auch Wirtschaftskammer und IHK.