Soziale Netzwerke entscheiden selbst, wer Ihre Beiträge sieht. Ein Newsletter dagegen landet direkt bei Menschen, die ausdrücklich von Ihnen hören wollen – ohne Algorithmus dazwischen. Für Restaurants und Hotels ist er deshalb eines der zuverlässigsten Werkzeuge, um Stammgäste zu halten, Veranstaltungen zu füllen und ruhige Wochen zu beleben.
Viele Betriebe scheuen den Aufwand oder die rechtlichen Fragen. Beides ist überschaubar, wenn man es richtig aufsetzt: Adressen nur mit Einwilligung sammeln, wenige, klare Themen, ein Rhythmus, den das Team durchhält. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie einen Newsletter aufbauen, der gelesen wird, und wie Sie damit etwa Ihre neue Saisonkarte ankündigen.
Adressen mit Einwilligung sammeln
Die Grundregel vorweg: Werbliche E-Mails dürfen Sie in Österreich und Deutschland grundsätzlich nur an Menschen schicken, die dem ausdrücklich zugestimmt haben. Eine E-Mail-Adresse aus einer Reservierung, von einer Visitenkarte oder aus einer Rechnung berechtigt allein in der Regel nicht zum Newsletter. Es gibt eng begrenzte Ausnahmen für Bestandskunden, deren Voraussetzungen Sie im Einzelfall prüfen lassen sollten. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung, Stand 09/2026 – im Zweifel klären Sie Details mit Ihrer Kammer oder einer Rechtsberatung.
In der Praxis hat sich das sogenannte Double-Opt-in bewährt: Der Gast trägt seine Adresse ein, bekommt eine E-Mail mit einem Bestätigungslink und ist erst nach dem Klick angemeldet. Die gängigen Newsletter-Programme bieten das standardmäßig an und dokumentieren die Einwilligung. Jeder Newsletter braucht außerdem einen gut sichtbaren Abmeldelink und ein Impressum.
Gute Stellen, um Gäste zur Anmeldung einzuladen:
- ein Formular auf der Website, gut sichtbar und nicht erst im Fußbereich
- ein Häkchen im Reservierungsformular, nicht vorausgewählt
- eine kleine Karte mit QR-Code, die mit der Rechnung überreicht wird
- ein Hinweis auf der Rückseite der Speisekarte oder im Hotelzimmer
- eine Liste bei Veranstaltungen, verbunden mit dem Double-Opt-in per E-Mail
Am wirksamsten ist das persönliche Wort. Wenn der Service beim Abschied sagt „Wir schicken einmal im Monat, was es Neues gibt – möchten Sie das bekommen?“, melden sich deutlich mehr Gäste an als über jedes Formular.
Themen, die Gäste lesen wollen
Ein Newsletter ist kein Werbeprospekt. Gäste öffnen ihn, wenn sie etwas erfahren, das sie sonst nicht wüssten, oder wenn sie einen Vorteil haben, den andere nicht bekommen.
Themen, die in der Gastronomie gut funktionieren:
| Thema | Beispiel | Wann |
|---|---|---|
| Neue Karte | Die Herbstkarte ist da | zum Saisonwechsel |
| Veranstaltung | Weinabend mit Winzer | vier Wochen vorher |
| Blick in die Küche | Unser Wildlieferant | zwischendurch |
| Vorab-Reservierung | Muttertag ab heute buchbar | vor Stoßtagen |
| Kleine Geschichte | Das Rezept der Großmutter | zwischendurch |
| Gutschein-Erinnerung | Geschenk für Weihnachten | November |
Mischen Sie verkaufende und erzählende Inhalte. Ein Newsletter, der nur Angebote enthält, wird bald nicht mehr geöffnet. Einer, der nur erzählt, bringt keine Reservierungen. Eine Aufteilung von etwa zwei Dritteln Information und einem Drittel Angebot hat sich in unserer Erfahrung bewährt.
Das exklusive Element ist wichtig. Newsletter-Leser erfahren von der neuen Karte zuerst, können vor allen anderen für Silvester reservieren oder bekommen ein Glas Sekt zum Aperitif. Das gibt der Anmeldung einen Sinn.
Rhythmus und Umfang
Der häufigste Fehler ist ein zu ehrgeiziger Plan. Nach drei wöchentlichen Ausgaben geht dem Team die Luft aus, dann kommt monatelang nichts. Besser ist ein Rhythmus, der sich auch in der Hochsaison halten lässt.
Für die meisten Restaurants und Hotels ist ein Newsletter im Monat richtig, für kleinere Betriebe genügen sechs bis acht im Jahr, gekoppelt an Saisonwechsel und Feiertage. Dazu kommen gelegentliche Sonderausgaben für Veranstaltungen, aber nicht mehr als eine zusätzlich im Monat.
Beim Umfang gilt: kurz. Ein Hauptthema mit Bild und drei, vier Sätzen, dazu zwei kleinere Meldungen. Wer mehr erzählen will, verlinkt auf die Website. Am Handy – wo die meisten Newsletter gelesen werden – sollte der Leser in einer halben Minute wissen, worum es geht.
Besonders viel Sorgfalt verdient die Betreffzeile, denn sie entscheidet, ob der Newsletter überhaupt geöffnet wird. Konkret schlägt allgemein: „Die Kürbiswochen beginnen am 3. Oktober“ wird eher geöffnet als „Neuigkeiten aus unserem Haus“. Nennen Sie das Hauptthema, gern mit Datum, und verzichten Sie auf Großbuchstaben und mehrere Ausrufezeichen – beides wirkt wie Werbung und landet leichter im Spam-Ordner.
Legen Sie einen Jahresplan an, der sich an Ihren Saisonen orientiert, und tragen Sie die Versandtage im Dienstplan ein. Eine Person ist verantwortlich, eine zweite liest vor dem Versand Korrektur.
Die Saisonkarte ankündigen
Der Saisonwechsel ist der beste Anlass für einen Newsletter, weil er echte Neuigkeiten bringt. Er funktioniert am besten in zwei Schritten.
Etwa zwei Wochen vor dem Start kommt die Vorankündigung: Ab wann gilt die neue Karte, welche zwei, drei Gerichte sind besonders, gibt es einen Eröffnungsabend? Ein Foto aus der Küche beim Probekochen weckt mehr Neugier als eine fertige Grafik. Am Starttag folgt die zweite Ausgabe mit der vollständigen Karte als Link zur Website und einem Hinweis zur Reservierung.
Wichtig ist, dass am Tag der Ankündigung die neue Karte im Lokal auch wirklich bereit ist. Wenn die Einlagen noch nicht gedruckt sind oder die alte Karte noch auf dem Tisch liegt, verliert der Newsletter seine Glaubwürdigkeit. Wie Sie den Wechsel selbst planen, steht im Beitrag Saisonkarte planen.
Messen, was wirkt
Die meisten Newsletter-Programme zeigen, wie viele Empfänger geöffnet und welche Links sie angeklickt haben. Diese Zahlen sind hilfreich, aber nicht alles. Aussagekräftiger ist, was im Betrieb ankommt: Wie viele Reservierungen gehen in den Tagen nach dem Versand ein? Wie viele Gäste sprechen den Service auf den Newsletter an?
Ein einfacher Weg: Bieten Sie in jedem Newsletter eine Kleinigkeit an, die der Gast beim Besuch nennen muss, etwa „Sagen Sie beim Bestellen ‚Herbstgruß‘ und erhalten Sie einen Aperitif“. Das Team zählt mit. Nach einigen Ausgaben sehen Sie, welche Themen Gäste ins Haus bringen.
Halten Sie außerdem die Liste sauber. Adressen, die sich dauerhaft nicht öffnen, sollten Sie nach etwa einem Jahr einmal gezielt anschreiben und bei ausbleibender Reaktion entfernen. Eine kleine, aufmerksame Liste ist mehr wert als eine große, die niemand liest. Wie Sie aus einmaligen Besuchern treue Gäste machen, steht im Beitrag Stammgäste gewinnen und halten.
Unsere Empfehlung für die Anmeldekarte am Tisch
Billbox A 11×19
Die Billbox ist eine Rechnungsmappe mit Box und Einschub-Dreieck, das eigentlich für Rechnung oder Visitenkarte gedacht ist. Dort steckt auch eine kleine Karte mit QR-Code zur Newsletter-Anmeldung – gut sichtbar genau in dem Moment, in dem der Gast den Abend Revue passieren lässt.
Stückpreis ab € 22,90
Netto, zzgl. USt. und Versand · Mindestabnahme 15 Stück · Staffelpreise ab 30 Stück · 11 × 19
Aus dem Shop
Passende Modelle
-
Bill
ab € 18,90
12 × 19 · 14 × 25
-
Cash
ab € 20,90
13,5 × 23,5
-
Billboard
ab € 19,90
17,5 × 11
-
Chartboard
ab € 31,90
A4 · A5
Die Materialien
Alle Materialien & Farben-
Medici: alle Farben ansehen
Buchbinderleinen mit feiner Leinenoptik und in zahlreichen Farben und Varianten wie Glanz oder Matt erhältlich.
-
Weichleder: alle Farben ansehen
Hochwertiges Kunstleder, das in zahlreichen Farben und Optiken erhältlich ist.
Fragen zum Thema
Alle Fragen & AntwortenDarf ich Reservierungsadressen für den Newsletter nutzen?
In der Regel nicht ohne ausdrückliche Einwilligung; es gibt nur eng begrenzte Ausnahmen für Bestandskunden. Holen Sie die Zustimmung über ein Häkchen oder Formular mit Double-Opt-in ein – keine Rechtsberatung, Stand 09/2026.
Wie oft sollte ein Restaurant einen Newsletter verschicken?
Für die meisten Betriebe ist einmal im Monat richtig, kleineren reichen sechs bis acht Ausgaben im Jahr. Wichtiger als die Frequenz ist, dass der Rhythmus auch in der Hochsaison gehalten wird.
Was schreibt man in einen Restaurant-Newsletter?
Neuigkeiten wie eine neue Karte oder Veranstaltungen, Blicke hinter die Kulissen und einen kleinen Vorteil für Leser, etwa die Vorab-Reservierung. Ein Hauptthema mit Bild und zwei kurze Meldungen genügen.
Weiterlesen
Alle Beiträge
Die Weinkarte für Weingut, Heuriger und Vinothek
Wer Wein selbst macht oder verkauft, braucht eine andere Karte als ein Restaurant: Preise ab Hof neben dem Glas am Tisch, Lagen statt Länder, Verkostung statt Menüfolge. So bauen Sie die Weinkarte für Weingut, Heurigen und Vinothek auf.
Café & Bar, Restaurant Lesezeit: 4 Min.
Familienbetrieb als Marke: Tradition zeigen, ohne verstaubt zu wirken
Gesichter, Verlässlichkeit und eine echte Geschichte sind die Stärken eines Familienbetriebs. So machen Sie sie auf Website, Google-Profil, im Gastraum und auf der Speisekarte sichtbar – mit konkreten Angaben statt Floskeln und mit dem ganzen Team, nicht nur der Familie.
Café & Bar, Hotel, Restaurant Lesezeit: 6 Min.
Stammgäste gewinnen und halten: Wiedererkennen, Gesten, Klassiker
Stammgäste entstehen nicht durch Rabatte, sondern durch viele kleine Momente, in denen sich ein Gast gesehen fühlt. Wir zeigen, wie Sie den zweiten Besuch sichern und aus Gewohnheiten feste Rituale machen.
Café & Bar, Hotel, Restaurant Lesezeit: 5 Min.
Persönliche Beratung
Fragen zu Ihrer Karte?
Karin, Birgit und Leonie beraten Sie persönlich – am Telefon, per WhatsApp oder E-Mail.
Mo – Do 08:00 – 16:00 · Fr 08:00 – 13:00