Registrierkasse und Belegpflicht: Was in Österreich und Deutschland gilt

Kaum ein Gerät im Betrieb wird so selbstverständlich benutzt und so selten hinterfragt wie die Kasse. Sie läuft vom ersten Kaffee bis zur letzten Rechnung, und solange sie funktioniert, denkt niemand an sie. Dabei hängen an ihr Pflichten, die in Österreich und Deutschland unterschiedlich geregelt sind, und Abläufe, die über die Stimmung am Tisch mitentscheiden: wie schnell die Rechnung kommt, ob getrennt zahlen klappt, wie der Beleg zum Gast gelangt.

Dieser Beitrag ordnet die Grundzüge der Kassen- und Belegpflichten in beiden Ländern und zeigt, wie Kasse, Beleg und Rechnungsmappe im Service zusammenspielen. Er gibt unseren Kenntnisstand vom September 2026 wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung – die Einzelheiten für Ihren Betrieb klären Sie mit Ihrer Steuerberatung und Ihrem Kassenanbieter.

Österreich: Registrierkasse und Belegerteilung

In Österreich gilt ab bestimmten Umsatzgrenzen eine Registrierkassenpflicht, dazu kommt die Pflicht, Belege zu erteilen. Die Kasse braucht eine Sicherheitseinrichtung, die die aufgezeichneten Umsätze absichert. Für die meisten Gastronomiebetriebe ist das keine Frage des Ob, sondern des Wie: Welche Kasse passt zum Betrieb, wie wird sie eingerichtet, und was ist beim Start, im laufenden Betrieb und bei einem Ausfall zu tun?

Lassen Sie sich vom Kassenanbieter schriftlich bestätigen, dass das System die österreichischen Anforderungen erfüllt, und gehen Sie die Schritte der Inbetriebnahme gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung durch, bevor der erste Gast bezahlt. Auch die Wirtschaftskammer ist eine gute erste Anlaufstelle, wenn Sie wissen wollen, ab wann und in welcher Form die Pflichten für Sie gelten.

Deutschland: TSE, Belegausgabe und Meldung

In Deutschland gibt es keine allgemeine Kassenpflicht. Wer aber eine elektronische Kasse nutzt – in der Gastronomie der Normalfall –, braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE. Außerdem gilt eine Belegausgabepflicht: Der Gast bekommt einen Beleg, auf Papier oder elektronisch. Seit 2025 müssen elektronische Kassen zudem dem Finanzamt gemeldet werden.

Wer ohne elektronische Kasse arbeitet, etwa bei einem kleinen Stand auf dem Wochenmarkt, lässt sich vorab beraten, welche Aufzeichnungen dann nötig sind. Für alle anderen gilt: Die Kasse ist kein Möbelstück, das man einmal kauft, sondern ein System, das gepflegt, aktualisiert und dokumentiert werden will. Fragen zur Einordnung beantworten Steuerberatung, IHK und DEHOGA.

Die Kasse im Serviceablauf

Eine Kasse, die den Vorschriften entspricht, ist noch keine Kasse, die den Service entlastet. Im Alltag zählen andere Fragen: Wie viele Wege spart sie, wie schnell ist eine Rechnung geteilt, und kommt eine Aushilfe am zweiten Tag damit zurecht?

Mobile Geräte, mit denen am Tisch boniert wird, haben sich in vielen Betrieben durchgesetzt. Die Bestellung erreicht Küche und Schank, während die Servicekraft noch am Tisch steht, und die Rechnung lässt sich direkt beim Gast abrufen. Damit das funktioniert, braucht es ein stabiles Netz im ganzen Gastraum und im Gastgarten – prüfen Sie das an einem vollen Abend, nicht am Ruhetag.

Getrennt zahlen gehört zu den häufigsten Stolpersteinen. Leichter wird es, wenn jede Bestellung von Anfang an einem Platz zugeordnet wird. Bewährt hat sich eine feste Platznummerierung, zum Beispiel beginnend beim Platz links vom Gang und dann im Uhrzeigersinn. Wer so boniert, teilt die Rechnung am Ende mit zwei Handgriffen, statt Posten für Posten zu verschieben.

Legen Sie außerdem fest, wer stornieren darf. In modernen Kassensystemen sind Stornos nachvollziehbar, und das ist gut so: Wenn nur die Schichtleitung storniert und jeder Storno einen kurzen Grund bekommt, erkennen Sie am Monatsende, ob es sich um Bedienfehler, Reklamationen oder etwas anderes handelt.

Pflegen Sie schließlich den Artikelstamm so, dass die Bezeichnungen in der Kasse zur Karte passen. Wer einen Tafelspitz bestellt hat, sollte auf dem Beleg nicht „Hauptgericht 7“ lesen. Gäste prüfen ihre Rechnung, und eine verständliche Rechnung erspart Rückfragen am Tisch. Auch die Küche profitiert davon, weil der Bon dieselbe Sprache spricht wie die Karte.

Der Beleg gehört in die Rechnungsmappe

Die Pflicht zur Belegerteilung bzw. Belegausgabe liegt beim Betrieb. Im Service heißt das ganz praktisch: Der Beleg kommt immer mit an den Tisch, auch wenn der Gast abwinkt. Bei Kartenzahlung kommt der Zahlungsbeleg des Terminals dazu, bei Geschäftsessen oft der Wunsch nach einer Rechnung auf die Firma. Richten Sie diese Funktion vor der Eröffnung ein und klären Sie vorab, welche Angaben eine solche Rechnung enthalten muss.

Damit Beleg, Zahlungsbeleg und Wechselgeld nicht lose auf dem Tisch landen, braucht es einen festen Platz dafür. Die Cash ist eine eingefasste Rechnungsmappe mit zwei Einschub-Dreiecken – in eines kommt die Rechnung, in das andere der Zahlungsbeleg oder eine Visitenkarte. Wie der Bezahlvorgang am Tisch insgesamt abläuft, vom Signal des Gastes bis zur Verabschiedung, beschreibt der Beitrag Die Rechnungsmappe.

Wenn die Kasse ausfällt

Strom weg, Internet gestört, ein Update hängt: Früher oder später steht jede Kasse einmal still, und meistens an einem vollen Abend. Wer dann erst überlegt, was zu tun ist, verliert Zeit und im schlimmsten Fall den Überblick über offene Tische.

Legen Sie deshalb mit Ihrem Kassenanbieter und Ihrer Steuerberatung einen Notfallablauf fest: Wen rufen Sie an, wie werden Bestellungen und Zahlungen in der Zwischenzeit festgehalten, und wie kommen sie danach ordnungsgemäß ins System? Der Ablauf gehört ausgedruckt an die Kasse, zusammen mit der Telefonnummer des Supports und dem Hinweis, wo Ersatzgerät und Belegrollen liegen. Mobile Geräte hängen über Nacht an festen Ladeplätzen – ein leerer Akku um acht Uhr abends ist der Ausfall, den am wenigsten jemand einplant.

Vor dem Kauf: Fragen an Anbieter und Steuerberatung

Eine Kasse wird für Jahre angeschafft. Diese Fragen sollten vor der Unterschrift beantwortet sein:

1. Erfüllt das System die Anforderungen in Ihrem Land, und bestätigt der Anbieter das schriftlich?
2. Kann die Kasse Rechnungen teilen, auf Firmen ausstellen und Belege auch elektronisch ausgeben?
3. Wie werden Außer-Haus-Verkäufe und Menüs mit Getränk gebucht? Hintergrund dazu im Beitrag Umsatzsteuer auf Speisen und Getränke.
4. Wie kommen die Daten zur Steuerberatung, und wer kümmert sich um Updates?
5. Gibt es einen Übungsmodus, in dem neue Mitarbeitende üben können, ohne echte Umsätze zu erzeugen?
6. Was kostet der Support am Wochenende und am Abend, wenn der Betrieb tatsächlich läuft?

Planen Sie die Kasse nicht für die letzte Woche vor der Eröffnung ein. Einrichtung, Artikelstamm und Schulung brauchen Zeit – und ein Team, das die Kasse vor dem ersten Gast beherrscht, ist der beste Schutz vor Fehlern beim Beleg.