Vom Muster zur fertigen Speisekarte: der Bestellablauf Schritt für Schritt

Neue Speisekarten bestellt man nicht jedes Jahr. Entsprechend unsicher sind viele Gastronomen, wenn es so weit ist: Welches Modell passt, wie viele Karten braucht es, welche Datei will die Manufaktur für das Logo, und wie lange dauert das Ganze eigentlich? Wer diese Fragen erst stellt, wenn die Eröffnung oder die neue Saison vor der Tür steht, gerät unnötig unter Druck.

Dabei ist der Weg von der ersten Musterkarte bis zur fertigen Karte am Tisch gut planbar. Dieser Beitrag führt Schritt für Schritt durch den Ablauf, so wie wir ihn in der Manufaktur täglich begleiten – mit den Punkten, an denen es erfahrungsgemäß hakt, und den Aufgaben, die Sie parallel erledigen können.

Schritt 1: Musterkarten anfordern und im Alltag testen

Kein Foto zeigt, wie sich eine Karte anfühlt, wie schwer sie in der Hand liegt und wie schnell sich die Einlagen tauschen lassen. Deshalb beginnt jede gute Bestellung mit echten Mustern. Über die Seite Musterkarten wählen Sie die Modelle aus, die Sie in die engere Wahl nehmen, und erhalten sie kostenlos zugeschickt.

Legen Sie die Muster nicht nur ins Büro, sondern testen Sie sie dort, wo sie später arbeiten müssen:

• Reichen Sie die Karte im Service an echte Tische und beobachten Sie, wie Gäste sie öffnen.
• Lassen Sie jemanden aus dem Team die Einlage wechseln, der das System noch nicht kennt.
• Legen Sie die Karte einen Abend neben Gläser und Teller und sehen Sie nach, wie sie danach aussieht.
• Prüfen Sie Farbe und Material unter dem Licht Ihres Gastraums, nicht am Fenster.

Planen Sie für diese Phase ein bis zwei Wochen ein. Sie ist die beste Versicherung gegen eine Fehlentscheidung, die Sie danach jahrelang begleitet.

Schritt 2: Modell, Material und Menge festlegen

Nach dem Test ist meist klar, welches Befestigungssystem zu Ihrem Rhythmus passt. Wer täglich wechselt, braucht ein schnelleres System als ein Betrieb mit Jahreskarte. Die Unterschiede der Systeme beschreibt der Beitrag über Wechselsysteme. Beim Material entscheiden Stil, Beanspruchung und Farbwunsch – alle Oberflächen sehen Sie in der Übersicht Materialien und Farben.

Bei der Menge gilt: Die Mindestabnahme liegt bei 15 Stück je Ausführung – also mit gleichem Modell, Format, Material, Farbe und gleicher Veredelung. Verschiedene Ausführungen werden nicht zusammengezählt. Soll die Weinkarte anders aussehen als die Speisekarte – etwa in einem anderen Format oder einer anderen Farbe –, braucht also auch sie mindestens 15 Stück. Umgekehrt lohnt sich eine gemeinsame Ausführung doppelt, denn ab 30 Stück je Ausführung sinkt der Stückpreis um 10 %, ab 50 Stück um 15 %. Bestellen Sie lieber einige Karten mehr als knapp kalkuliert. Nachbestellungen sind zwar möglich, doch eine kleine Reserve aus derselben Fertigung ist im Alltag Gold wert.

Schritt 3: Logo und Veredelung vorbereiten

Soll Ihr Logo auf den Umschlag, brauchen wir eine saubere Datei. Ideal ist eine Vektordatei, also PDF, EPS oder SVG, die aus dem Grafikprogramm Ihrer Agentur stammt. Ein Logo, das von der Website kopiert oder aus einem Foto ausgeschnitten wurde, reicht für eine Prägung meist nicht aus, weil feine Linien unscharf werden.

Klären Sie außerdem vorab:

1. Position: mittig, oben, unten oder nur auf der Rückseite?
2. Größe: Wie breit soll das Logo werden? Ein Maß in Millimetern hilft.
3. Verfahren: Prägung, Druck oder Gravur, je nach Material.
4. Farbe: bei Heißfolienprägung etwa Gold, Silber oder eine Farbe.

Welches Verfahren auf welchem Material am besten wirkt, erklären wir ausführlich im Beitrag über das Logo auf der Speisekarte. Haben Sie keine Vektordatei, fragen Sie Ihre Agentur oder den Grafiker, der das Logo entworfen hat. Das kostet meist nur eine E-Mail und erspart später Rückfragen.

Schritt 4: Konfigurieren, prüfen, freigeben

Im Shop stellen Sie Modell, Format, Material und Veredelung im Konfigurator zusammen. Nach Ihrer Bestellung erstellen wir die Grafik Ihrer Karte und schicken sie Ihnen zur Freigabe. Diesen Moment sollten Sie ernst nehmen, denn was Sie freigeben, wird so gefertigt.

Bewährt hat sich, den Entwurf von zwei Personen prüfen zu lassen, die nicht an der Bestellung beteiligt waren. Achten Sie besonders auf:

• Schreibweise: Umlaute, Bindestriche, ein veralteter Name oder Zusatz
• Größe und Lage: Logo zu klein oder zu nah an Rand und Falz
• Material und Farbe: ähnliche Farbtöne leicht verwechselt
• Menge und Formate: die Weinkarte im zweiten Format vergessen

Fragen, die im Entwurf auftauchen, klären wir am schnellsten telefonisch. Die Freigabe selbst geben Sie mit einem Klick: In der E-Mail „Ihre Grafik zur Freigabe“ und in Ihrem Kundenkonto finden Sie den Knopf „Grafik freigeben“. So ist die Freigabe dokumentiert, und alle Beteiligten haben denselben Stand.

Schritt 5: Lieferzeit einplanen und Einlagen vorbereiten

Speisekarten aus der Manufaktur werden nach Ihrer Freigabe gefertigt und sind keine Lagerware. Die Lieferzeit beträgt etwa 4–5 Wochen ab Ihrer schriftlichen Grafikfreigabe – also ab Ihrem Klick auf „Grafik freigeben“. Als Erfahrungswert gilt: Wer vor einer Eröffnung oder einem Saisonstart bestellt, sollte vom ersten Muster bis zur Lieferung mindestens sechs bis acht Wochen einplanen. Im Frühjahr, wenn viele Saisonbetriebe gleichzeitig bestellen, darf es mehr sein.

Die Wartezeit ist die ideale Phase für die Einlagen. Das genaue Einlageformat steht bei jedem Modell im Shop. Legen Sie Ihre Vorlage in diesem Format an, drucken Sie einen Probedruck und schneiden Sie ihn gegebenenfalls zu. Sobald die Musterkarte Ihres Modells im Haus ist, können Sie die Einlage darin testen, noch bevor die bestellten Karten eintreffen. So stehen am Liefertag fertige Einlagen bereit, und die Karten gehen noch am selben Tag in den Service.

Schritt 6: Auspacken, prüfen, einführen

Kommen die Karten an, zählen Sie nach und sehen Sie sich jede Karte kurz an. Prüfen Sie Veredelung, Farbe und Mechanik und melden Sie Auffälligkeiten zeitnah. Bewahren Sie die Kartons auf: Sie eignen sich gut, um Reservekarten später staubfrei zu lagern.

Bevor die Karten zum ersten Mal an den Tisch gehen, lohnt eine kurze Einweisung des Teams. Wie wird die Einlage gewechselt, wie wird die Karte gereinigt, wo liegen Reserve und Ersatzteile? Zehn Minuten vor dem ersten Service mit neuen Karten ersparen viele abgebrochene Klemmen und verbogene Schrauben.

Der Zeitplan auf einen Blick

Wann	Was
8 Wochen vorher	Musterkarten anfordern und testen
6 Wochen vorher	Modell, Material, Menge festlegen
6 Wochen vorher	Logodatei besorgen, Konfiguration abschließen
danach	Entwurf prüfen und freigeben
während der Fertigung	Einlagen gestalten und probedrucken
Lieferung	prüfen, Team einweisen, einsetzen

Wer diesen Ablauf einmal durchlaufen hat, kennt seinen Weg für jede Nachbestellung. Und falls Sie an einer Stelle unsicher sind, rufen Sie uns an – eine kurze Rückfrage vor der Freigabe ist immer günstiger als eine Karte, die nicht passt.