Ein gut gemachter Themenabend füllt nicht nur einen sonst ruhigen Dienstag. Er bringt Gäste ins Haus, die sonst nicht gekommen wären, gibt dem Team Abwechslung und liefert Stoff für Newsletter, Website und Gespräche. Weinverkostungen, Kochkurse oder ein Abend mit einem Produzenten gehören deshalb für viele Restaurants und Hotels fest ins Jahr.
Genauso oft aber enden Veranstaltungen mit halbleeren Tischen, einer Küche, die sich übernommen hat, und einer Abrechnung, die nichts übrig lässt. Der Unterschied liegt fast immer in der Planung. Dieser Beitrag zeigt, welche Formate sich bewähren, wie Sie ein Event kalkulieren, es vorbereiten und mit einer eigenen Karte am Abend begleiten.
Welches Format zu Ihrem Haus passt
Nicht jedes Format passt zu jedem Betrieb. Die beste Veranstaltung ist eine, die aus dem wächst, was Sie ohnehin gut können.
Ein Wirtshaus mit starker regionaler Küche wird mit einem Schlachtfest, einem Abend rund ums Wild oder einem Knödelkochkurs glaubwürdiger sein als mit einer Sushi-Nacht. Ein Restaurant mit großer Weinkarte bietet sich für Verkostungen mit Winzern an. Ein Hotel mit Seminarraum kann Kochkurse für Gruppen anbieten, die am Tisch enden. Ein Café lädt zu einem Nachmittag mit dem Röster ein.
Drei Grundformate haben sich bewährt:
| Format | Aufwand | Gruppengröße |
|---|---|---|
| Themenabend mit Menü | mittel | ganzer Gastraum |
| Verkostung mit Gast | gering bis mittel | 15 bis 30 Personen |
| Kochkurs | hoch | 8 bis 14 Personen |
Themenabende nutzen die normale Infrastruktur und lassen sich gut wiederholen. Verkostungen leben vom Gast – einem Winzer, Brauer oder Käser – und von der Geschichte, die er erzählt. Kochkurse brauchen die meiste Vorbereitung und Platz in der Küche, binden Gäste aber stärker als jedes andere Format.
Die Kalkulation vor der Ankündigung
Bevor Sie ein Datum veröffentlichen, sollte die Rechnung stehen. Die häufigste Falle: Der Preis wird nach Gefühl festgelegt, und erst am Ende stellt sich heraus, dass Personal, Gastgeber und Vorbereitung den Ertrag aufgefressen haben.
Rechnen Sie jede Veranstaltung mit denselben Posten: Wareneinsatz für Speisen und Getränke, zusätzliche Personalstunden für Vorbereitung und Abend, Honorar oder Fahrtkosten des Gastes, Druck der Karten und Werbung. Dazu kommt der entgangene Umsatz, wenn der Gastraum für die Veranstaltung ganz oder teilweise geschlossen wird.
Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Zahlen: Eine Weinverkostung mit fünf Weinen und drei kleinen Gängen kostet im Wareneinsatz rund 30 Euro je Gast. Dazu kommen einmalig 300 Euro Honorar und Anreise für den Winzer, 250 Euro zusätzliches Personal und 50 Euro für Druck und Werbung. Bei 69 Euro netto je Gast bleiben 39 Euro, um die 600 Euro Einmalkosten zu decken – das gelingt ab 16 Gästen.
Legen Sie außerdem eine Mindestteilnehmerzahl fest, ab der die Veranstaltung stattfindet, und nennen Sie sie bei der Anmeldung. Das ist ehrlicher als eine Absage in letzter Minute und gibt Ihnen einen klaren Stichtag. Als Faustregel liegt die Mindestzahl dort, wo die Kosten gedeckt sind – im Beispiel also bei 16 Gästen. Ab dieser Schwelle verdienen Sie, darunter sagen Sie ab oder verschieben.
Auch der Preis sollte alles enthalten, was am Abend im Programm steht. Ein Pauschalpreis für Menü und Weinbegleitung ist für Gäste einfacher als eine Abrechnung nach Verbrauch und für Sie besser planbar. Getränke außerhalb des Programms werden wie üblich separat berechnet. Wie Sie Speisen grundsätzlich kalkulieren, zeigt der Beitrag Preise kalkulieren ab Tag eins.
Ankündigen und Anmeldungen steuern
Die meisten Veranstaltungen werden zu spät angekündigt. Vier bis sechs Wochen Vorlauf sind ein guter Richtwert, bei Veranstaltungen im Dezember eher acht bis zehn.
Bewährt hat sich eine Reihenfolge: Zuerst erfahren es die Stammgäste, etwa über den Newsletter oder persönlich am Tisch, mit einigen Tagen Vorsprung. Dann folgen Website, soziale Netzwerke und ein Aufsteller im Lokal. Wenn Sie mit einem Winzer oder Produzenten arbeiten, bitten Sie ihn, die Veranstaltung ebenfalls an seine Kunden weiterzugeben – das bringt oft neue Gäste.
Nehmen Sie Anmeldungen verbindlich an. Eine Anzahlung oder die Zahlung bei Anmeldung reduziert kurzfristige Absagen erheblich. Legen Sie bei Kochkursen und Verkostungen eine Stornofrist fest und nennen Sie sie bei der Buchung. Eine kleine Warteliste fängt Absagen auf.
Den Abend vorbereiten und führen
Ein Event ist kein normaler Service. Gäste kommen gleichzeitig, alle Gänge laufen gleichzeitig, und es gibt einen Programmteil, der Zeit braucht. Das verlangt einen genauen Ablaufplan, den jede Person im Team kennt.
Der Ablaufplan hält fest: Wann kommen die Gäste, wann gibt es den Aperitif, wann spricht der Gastgeber, wann geht welcher Gang raus, wie lange dauert jede Weinvorstellung? Planen Sie zwischen den Gängen mehr Zeit ein als im Tagesgeschäft, denn Gäste reden bei Veranstaltungen mehr und essen langsamer.
Bei Verkostungen und Kochkursen braucht der Gastgeber einen festen Ansprechpartner im Team, der sich um Gläser, Mikrofon, Nachschub und Zeitplan kümmert. So kann er sich auf das Erzählen konzentrieren.
Die eigene Eventkarte
Eine eigene Karte für den Abend gibt der Veranstaltung Gewicht. Sie zeigt das Programm, die Menüfolge und – bei Verkostungen – die Weine in der Reihenfolge, in der sie ausgeschenkt werden. Gäste machen sich darauf Notizen, fotografieren sie und nehmen sie mit.
Für Verkostungen hat sich eine Karte mit etwas Platz für Notizen neben jedem Wein bewährt, dazu Weingut, Rebsorte, Jahrgang und Preis ab Hof oder im Haus. So können Gäste am Ende gezielt nachbestellen. Bei Kochkursen enthält die Karte die Rezepte in kurzer Form zum Mitnehmen.
Die Eventkarte muss nicht jedes Mal neu gestaltet werden. Eine Vorlage im Stil Ihrer Speisekarte, in die nur Datum, Thema und Inhalte eingesetzt werden, genügt. Gedruckt wird auf gutem Papier und in einen Umschlag gelegt, der zu Ihrem Haus passt und sich schnell neu bestücken lässt. Mehr zu Menükarten, Tischkarten und Beschilderung bei Veranstaltungen steht im Beitrag über Bankett- und Eventkarten.
Nach dem Abend lohnt eine kurze Nachbesprechung im Team: Was lief gut, wo hat es gehakt, was hat der Abend tatsächlich gebracht? Notieren Sie die Zahlen – Gäste, Umsatz, Kosten – neben der Eventkarte in einem Ordner. Nach einem Jahr sehen Sie, welche Formate sich lohnen und welche Sie besser nicht wiederholen.
Unsere Empfehlung für die Eventkarte
Finessino A4
Die Finessino ist zweiseitig und hält die Einlage mit Medici-Schleifen oder Metallstab – der Austausch geht schnell. So bekommt jeder Themenabend seine eigene Karte, während der Umschlag für viele Veranstaltungen bleibt.
Stückpreis ab € 33,90
Netto, zzgl. USt. und Versand · Mindestabnahme 15 Stück · Staffelpreise ab 30 Stück · A4, A4 quer, A5
Aus dem Shop
Passende Modelle
-
Delicard
ab € 36,90
A4 · A5
-
Trio
ab € 36,90
A4 · A5
-
Kordesso
ab € 28,90
A4 · A5
-
Menuboard Schleifen
ab € 17,90
A4 · A4 schmal · A4 super schmal · A4 quer
Die Materialien
Alle Materialien & Farben-
Woody: alle Farben ansehen
Unsere hochwertigen Furnierhölzer sind in verschiedenen Hölzern, Farben und Strukturen erhältlich.
-
Medici: alle Farben ansehen
Buchbinderleinen mit feiner Leinenoptik und in zahlreichen Farben und Varianten wie Glanz oder Matt erhältlich.
-
Loden: alle Farben ansehen
Echter Wollstoff mit Textur, erhältlich in verschiedenen natürlichen Farben.
Fragen zum Thema
Alle Fragen & AntwortenWie kalkuliert man eine Weinverkostung im Restaurant?
Rechnen Sie Wareneinsatz je Gast sowie einmalige Kosten für Honorar, Personal, Druck und Werbung. Teilen Sie die Einmalkosten durch den Deckungsbeitrag je Gast – das ergibt die Mindestteilnehmerzahl.
Wie früh sollte man Veranstaltungen ankündigen?
Vier bis sechs Wochen Vorlauf sind ein guter Richtwert, für Termine im Dezember eher acht bis zehn Wochen. Stammgäste sollten einige Tage früher Bescheid wissen als alle anderen.
Wie verhindert man Absagen bei Kochkursen?
Mit verbindlicher Anmeldung, Anzahlung oder Zahlung bei Buchung und einer klar genannten Stornofrist. Eine kleine Warteliste fängt dennoch auftretende Absagen auf.
Weiterlesen
Alle Beiträge
Die Weinkarte für Weingut, Heuriger und Vinothek
Wer Wein selbst macht oder verkauft, braucht eine andere Karte als ein Restaurant: Preise ab Hof neben dem Glas am Tisch, Lagen statt Länder, Verkostung statt Menüfolge. So bauen Sie die Weinkarte für Weingut, Heurigen und Vinothek auf.
Café & Bar, Restaurant Lesezeit: 4 Min.
Familienbetrieb als Marke: Tradition zeigen, ohne verstaubt zu wirken
Gesichter, Verlässlichkeit und eine echte Geschichte sind die Stärken eines Familienbetriebs. So machen Sie sie auf Website, Google-Profil, im Gastraum und auf der Speisekarte sichtbar – mit konkreten Angaben statt Floskeln und mit dem ganzen Team, nicht nur der Familie.
Café & Bar, Hotel, Restaurant Lesezeit: 6 Min.
Stammgäste gewinnen und halten: Wiedererkennen, Gesten, Klassiker
Stammgäste entstehen nicht durch Rabatte, sondern durch viele kleine Momente, in denen sich ein Gast gesehen fühlt. Wir zeigen, wie Sie den zweiten Besuch sichern und aus Gewohnheiten feste Rituale machen.
Café & Bar, Hotel, Restaurant Lesezeit: 5 Min.
Persönliche Beratung
Fragen zu Ihrer Karte?
Karin, Birgit und Leonie beraten Sie persönlich – am Telefon, per WhatsApp oder E-Mail.
Mo – Do 08:00 – 16:00 · Fr 08:00 – 13:00