Erstausstattung vor der Eröffnung: Vom Eingang bis zur Rechnung

Die großen Anschaffungen vor einer Eröffnung plant jeder: Küche, Kühlung, Schank, Möbel. Vergessen wird das Kleine, das der Gast tatsächlich in die Hand nimmt. Am ersten Abend fehlen dann Rechnungsmappen, die Reserviertschilder sind handgeschrieben, und das Serviceteam sucht nach Stiften. Jedes Teil für sich ist eine Kleinigkeit, zusammen prägen sie den Eindruck, den Gäste vom ersten Besuch mitnehmen.

Dieser Beitrag geht den Weg eines Gastes nach – vom Eingang über den Tisch bis zur Bezahlung – und listet auf, was an jeder Station bereitliegen sollte. Am Ende steht eine Checkliste zum Abhaken mit Faustregeln für die Mengen. Küchenausstattung und Technik lassen wir bewusst weg; dafür haben Ihre Lieferanten eigene Listen.

Am Eingang: Empfang, Reservierung, Garderobe

Der erste Kontakt findet nicht am Tisch statt, sondern an der Tür. Ein Empfangspult oder zumindest ein fester Platz für das Reservierungsbuch oder Tablet sorgt dafür, dass niemand suchend im Raum steht. Dazu gehören ein Tischplan mit Nummern, ein Stift, der dort bleibt, und ein Telefon in Reichweite.

Für reservierte Tische brauchen Sie Reserviertschilder, und zwar mehr, als Sie denken: An einem vollen Samstag sind oft zwei Drittel der Tische reserviert. Ein handgeschriebener Zettel wirkt improvisiert, ein einheitliches Reserviertschild zeigt schon beim Betreten, dass hier geplant wird.

Denken Sie außerdem an die Garderobe: Haken oder Ständer, ausreichend Bügel, bei Bedarf Garderobenmarken. Im Winter braucht jeder Gast Platz für einen Mantel, und ein Stapel Jacken auf dem Nachbarstuhl kostet Sie einen Sitzplatz. Ein Menüboard vor der Tür oder im Eingangsbereich zeigt Vorbeigehenden, was es gibt, und beantwortet die Frage nach der Preislage, bevor jemand hereinkommt.

Am Tisch: alles, was der Gast in die Hand nimmt

Am Tisch entscheidet sich, wie ein Gast Ihr Haus wahrnimmt. Neben Geschirr, Besteck und Gläsern gehören dazu Speisekarte, Getränkekarte, Menage mit Salz, Pfeffer und Öl, Servietten und eine Lichtquelle für den Abend. Nummerieren Sie die Tische dezent, zum Beispiel an der Tischkante oder unter der Platte, damit neue Mitarbeiter sich in den ersten Wochen nicht verlaufen und die Bons richtig zugeordnet werden.

Bei den Speisekarten zählt die Menge. Rechnen Sie mit Karten für alle Tische zur Hauptzeit, plus einige für Nachbestellungen, Außenbereich und den Ersatz einer Karte, die einmal Rotwein abbekommt. Eine Faustregel nach Sitzplätzen und Tischgrößen finden Sie im Beitrag Wie viele Speisekarten brauche ich?. Beachten Sie bei der Bestellung die Mindestabnahme von 15 Stück je Ausführung; ab 30 Stück sinkt der Stückpreis um 10 %, ab 50 Stück um 15 %.

Bei Gläsern, Besteck und Geschirr gilt der Erfahrungswert von etwa drei Sätzen pro Sitzplatz: einer am Tisch, einer in der Spülmaschine, einer in Reserve. Bei Gläsern rechnen Sie mehr, weil Bruch in den ersten Monaten höher ist, solange die Abläufe noch nicht sitzen.

An der Servicestation

Die Servicestation ist der Ort, an dem das Team zwischen Tisch und Küche nachlädt. Fehlt dort etwas, laufen Mitarbeiter durch den halben Betrieb. Hier sollten bereitliegen: Tabletts, Servietten im Vorrat, Ersatzbesteck, Menagen zum Nachfüllen, Bonblöcke für den Fall eines Kassenausfalls, Stifte, Flaschenöffner, Feuerzeug für die Kerzen und ein Tuch für verschüttete Getränke.

Ein oft unterschätzter Posten sind die Einlagen der Speisekarte. Legen Sie an der Station einen kleinen Vorrat frisch gedruckter Einlagen an. Ist eine Karte fleckig oder hat sich ein Preis geändert, tauscht der Service die Einlage sofort, statt die Karte beiseitezulegen. Wenn Sie ein Wechselsystem gewählt haben, dauert das Sekunden.

Denken Sie außerdem an die Kartenlesegeräte: Wer lädt sie über Nacht, wo liegt das Ladekabel, gibt es ein Ersatzgerät? Ein leerer Akku an einem vollen Abend ist eine Situation, die sich mit einer einfachen Regel vermeiden lässt.

Bei der Rechnung

Die Rechnung ist der letzte Kontakt am Tisch. Eine Rechnungsmappe schützt die Diskretion des Gastes, hält Beleg und Wechselgeld zusammen und wirkt deutlich ruhiger als ein Kassenzettel, der auf einem Unterteller liegt. Warum dieser Moment wichtig ist, beschreibt der Beitrag über die Rechnungsmappe.

Als Faustregel reicht eine Rechnungsmappe für je vier bis fünf Tische, mindestens aber eine pro Servicekraft, die gleichzeitig kassiert, plus Reserve. In der Mappe liegen neben der Rechnung oft eine Visitenkarte, ein Hinweis auf Gutscheine oder ein kleines Dankeschön. Planen Sie auch das Wechselgeld: ausreichend Münzen und kleine Scheine für die ersten Tage, denn in der Eröffnungswoche wird erfahrungsgemäß häufiger bar bezahlt als später.

Die Checkliste zum Abhaken

Die folgende Übersicht fasst den Weg des Gastes zusammen. Die Mengen sind Erfahrungswerte und hängen von Konzept, Öffnungszeiten und Umschlag der Tische ab.

Bereich	Ausstattung	Faustregel Menge
Eingang	Empfangspult, Tischplan, Reservierungsbuch	je einmal, plus Kopie des Tischplans für das Team
Eingang	Reserviertschilder	etwa zwei Drittel der Tischzahl
Eingang	Garderobe mit Bügeln	ein Bügel pro Sitzplatz
Tisch	Speisekarten, Getränkekarten	alle Tische zur Hauptzeit plus Reserve, mindestens 15 Stück je Ausführung
Tisch	Geschirr, Besteck, Gläser	etwa drei Sätze pro Sitzplatz, Gläser großzügiger
Tisch	Menage, Kerzen oder Leuchten, Tischnummern	je Tisch eins, plus einige zum Tauschen
Service	Tabletts, Bonblöcke, Stifte, Einlagen-Vorrat	je Station, Einlagen für mindestens eine Woche
Kasse	Rechnungsmappen	eine je vier bis fünf Tische, mindestens eine pro kassierender Servicekraft
Kasse	Kartenlesegerät, Ladekabel, Wechselgeld	ein Ersatzgerät oder eine klare Notfallregel

Gehen Sie diese Liste zwei Wochen vor der Eröffnung einmal im leeren Gastraum ab, am besten mit der Serviceleitung. Setzen Sie sich an jeden Tischtyp und fragen Sie: Was würde mir als Gast hier fehlen? Die Antworten sind oft überraschend konkret – eine fehlende Ablage für Handtaschen, ein Tisch ohne Licht, eine Ecke ohne Reserviertschild.

Die Erfahrung zeigt, dass die Kleinigkeiten nicht teuer sind, sich aber schlecht in letzter Minute beschaffen lassen. Wer sie zusammen mit den Speisekarten und Rechnungsmappen plant, hat am ersten Abend den Kopf frei für die Gäste.