Wie viele Speisekarten brauche ich? Faustregeln für jeden Betrieb

„Wie viele brauche ich eigentlich?“ ist eine der ersten Fragen, die wir in der Beratung hören – und eine, auf die es erstaunlich selten eine klare Antwort gibt. Viele Betriebe bestellen nach Gefühl, zählen die Tische einmal durch oder übernehmen die Menge der alten Karten, ohne zu wissen, ob sie damals gepasst hat.

Die Folgen zeigen sich im Service: Am Samstagabend fehlen Karten, das Team sammelt sie von Tischen ein, die noch gar nicht bestellt haben, und neue Gäste warten. Oder es liegen dreißig Karten im Schrank, die langsam anders altern als die im Einsatz. Mit ein paar einfachen Faustregeln kommen Sie auf eine Menge, die im vollen Haus reicht und trotzdem nicht verschwenderisch ist.

Warum zu wenige Karten teuer werden

Eine fehlende Karte kostet nicht den Preis der Karte, sondern Zeit im Service. Wer an einem vollen Abend für jeden neuen Tisch Karten zusammensuchen muss, verliert pro Tisch schnell ein bis zwei Minuten – und der Gast bemerkt das Warten, bevor er überhaupt bestellt hat. Dazu kommt, dass Karten, die ständig im Umlauf sind, schneller verschleißen und zwischendurch kaum gereinigt werden können.

Zu viele Karten sind das kleinere Übel, binden aber Geld und Stauraum. Und sie führen zu einem Problem, das man erst nach Jahren sieht: Karten aus dem Schrank sehen neu aus, die aus dem Service gebraucht. Liegen beide am selben Tisch, wirkt das unruhig.

Die Faustregel für Speisekarten

In Österreich und Deutschland bekommt bei Tischservice in aller Regel jeder Gast eine eigene Speisekarte. Trotzdem brauchen Sie nicht so viele Karten wie Sitzplätze, denn die Karten werden nach der Bestellung wieder eingesammelt, und selten bestellen alle Gäste gleichzeitig.

Als Erfahrungswert hat sich bewährt: Sitzplätze mal 0,6 für ein Restaurant mit gestaffelten Reservierungen. Betriebe, in denen die Gäste in Wellen kommen – das Wirtshaus zum Sonntagsmittag, das Ausflugslokal, das Hotelrestaurant mit festen Essenszeiten –, rechnen besser mit dem Faktor 0,8. Wer viele große Gruppen bewirtet, bei denen alle gleichzeitig bestellen, geht noch etwas höher.

Zählen Sie dabei die Plätze, die an einem vollen Tag tatsächlich gleichzeitig besetzt sind. Ein Saal für Feiern, der nur mit Bankettkarten läuft, gehört nicht in die Rechnung.

Getränke-, Wein- und Dessertkarten

Für die übrigen Karten gelten andere Regeln, weil sie anders genutzt werden. Die Getränkekarte wird meist pro Tisch gereicht, die Dessertkarte erst später und zeitversetzt.

Karte	Faustregel	Anmerkung
Speisekarte	Sitzplätze × 0,6 bis 0,8	je nach Stoßzeiten
Getränkekarte	eine je Tisch	bei Tischen ab sechs Personen zwei
Weinkarte	eine je drei bis vier Tische	bei großer Weinkarte eine je Servicestation mehr
Dessertkarte	Tische × 0,5	wird zeitversetzt gereicht
Tageskarte, Einleger	eine je Speisekarte	wenn sie separat gereicht wird

In vielen Cafés und Bars ist die Getränkekarte in die Speisekarte integriert oder liegt dauerhaft auf dem Tisch. Dann rechnen Sie ein bis zwei Karten je Tisch statt der Formel oben. Wie Sie eine eigenständige Getränkekarte sinnvoll aufbauen, lesen Sie im Beitrag über das Gestalten der Getränkekarte.

Reserve einplanen

Auf jede errechnete Menge kommt eine Reserve von 10 bis 15 Prozent. Sie deckt drei Dinge ab: Karten, die beschädigt oder verschmutzt aus dem Umlauf genommen werden, Karten, die verloren gehen oder versehentlich mitgenommen werden, und eine Rotation, damit Sie Karten reinigen können, ohne dass im Service welche fehlen.

Ein zweiter Grund für die Reserve ist die Nachbestellung. Natürliche Materialien wie Holz oder Leder können von Charge zu Charge leicht in Farbe und Struktur abweichen. Wer gleich zu Beginn einige Karten mehr bestellt, hat über Jahre einheitliche Karten am Tisch, statt nach zwei Jahren einzelne Exemplare nachzukaufen, die neben den alten etwas anders aussehen.

Mindestabnahme und Staffelpreise sinnvoll nutzen

Unsere Umschläge werden ab 15 Stück je Ausführung gefertigt – also mit gleichem Modell, Format, Material, Farbe und gleicher Veredelung. Verschiedene Ausführungen werden nicht zusammengezählt. Für kleine Betriebe ist das oft weniger ein Hindernis als eine Hilfe bei der Planung.

Ein Café mit 24 Plätzen kommt nach der Faustregel vielleicht auf zehn Speisekarten und hat mit 15 Stück automatisch eine gute Reserve. Wer zusätzlich nur acht Weinkarten braucht, erreicht die Mindestmenge in einer eigenen Ausführung nicht. Bestellt er die Weinkarten in genau derselben Ausführung wie die Speisekarten, zählen beide zusammen – nur die Einlagen unterscheiden sich. Das hat einen angenehmen Nebeneffekt: Speise-, Wein- und Dessertkarte wirken wie aus einem Guss.

Wer mehr Karten braucht, profitiert zusätzlich von unseren Staffelpreisen: Ab 30 Stück je Ausführung sinkt der Stückpreis um 10 %, ab 50 Stück um 15 % – für alle Karten dieser Ausführung. Auch hier zählt nur, was genau gleich ist. Ein Restaurant mit 60 Plätzen kommt nach der Faustregel auf 36 bis 48 Speisekarten; bestellt es die Weinkarten in derselben Ausführung mit, liegt es schnell über 50 Stück.

Bei einem Modell wie der Quickfix, die in vielen Materialkombinationen erhältlich ist, lassen sich die Karten eines Hauses trotzdem unterscheiden. Welches Modell zu Ihrem Haus passt, prüfen Sie am besten vorher mit kostenlosen Musterkarten direkt am Tisch.

Terrasse, Bar und Hotel

Die Terrasse wird oft vergessen. Im Sommer sind drinnen und draußen gleichzeitig besetzt, und auf der Terrasse brauchen Karten andere Eigenschaften: Sie sollten Wind, Sonnencreme und verschüttete Getränke vertragen. Viele Betriebe nutzen deshalb eigene Terrassenkarten, etwa die Select mit Umschlag aus Weichleder und Einlagen in Planofolien. Rechnen Sie die Terrassenplätze mit derselben Faustregel und bestellen Sie sie als eigene Menge.

An der Bar hat sich eine Karte je zwei bis drei Thekenplätze bewährt, dazu eine je Stehtisch. Im Hotel kommen weitere Karten hinzu: für das Frühstück eine je Tisch, sofern das Frühstück nicht als Buffet läuft, für den Zimmerservice eine je Zimmer oder eine Infomappe mit integrierter Karte, für Bankette eigene Eventkarten.

Ein Rechenbeispiel

Ein Restaurant hat 70 Plätze innen an 18 Tischen und 40 Plätze auf der Terrasse an 10 Tischen. Die Gäste reservieren gestaffelt, am Wochenende ist beides voll.

1. Speisekarten innen: 70 × 0,6 = 42, plus 15 Prozent Reserve ergibt rund 48 Stück.
2. Terrassenkarten: 40 × 0,6 = 24, plus Reserve rund 28 Stück, als robustes eigenes Modell.
3. Getränkekarten: 28 Tische plus Reserve, also rund 32 Stück.
4. Weinkarten: 28 Tische geteilt durch vier ergibt 7, mit Reserve 8 – in derselben Ausführung wie die Speisekarte bestellt, damit sie zur Mindestmenge zählen.
5. Dessertkarten: 14 plus Reserve, also 15 bis 16 Stück.

Die Rechnung ersetzt nicht den Blick auf den eigenen Betrieb, aber sie ist eine verlässliche Grundlage für das Gespräch mit uns – und verhindert, dass am ersten vollen Samstag die Karten ausgehen.