Das Team vor der Eröffnung aufbauen: Stellen, Suche, Einarbeitung

Ein neues Lokal wird in den ersten Wochen nicht an seiner Einrichtung gemessen, sondern an seinem Team. Gäste verzeihen eine fehlende Deko, aber keine vergessene Bestellung und keine Servicekraft, die bei jeder Frage in die Küche laufen muss. Gleichzeitig ist die Personalsuche in Gastronomie und Hotellerie seit Jahren der Engpass Nummer eins.

Wer das Team vor der Eröffnung aufbaut, braucht deshalb einen Plan, der früher beginnt als gedacht: bei der Frage, wie viele Stunden Arbeit Ihr Betrieb überhaupt erzeugt. Daraus ergeben sich die Stellen, die Suche, die Einarbeitung und der Dienstplan für die heiklen ersten Wochen.

Stellen vom Dienstplan aus planen

Beginnen Sie nicht mit einer Wunschliste an Mitarbeitenden, sondern mit Ihren Öffnungszeiten. Legen Sie für jeden Bereich fest, wie viele Personen pro Schicht nötig sind, und rechnen Sie Vor- und Nachbereitung dazu. Ein Beispiel für ein Restaurant mit 60 Plätzen, sechs Tage geöffnet, Mittag und Abend:

Bereich	Besetzung je Schicht	Stunden pro Woche
Küche	2 mittags, 3 abends	rund 190
Service	2 mittags, 3 abends	rund 180
Spüle, Reinigung	1 je Schicht	rund 75
Leitung, Büro	–	rund 45

Aus rund 490 Wochenstunden werden bei 40-Stunden-Stellen gut zwölf Vollzeitäquivalente – ohne Urlaub, Krankenstand und Ruhetage. Rechnen Sie deshalb 15 bis 20 Prozent Reserve dazu. Mischen Sie bewusst: Ein Kern aus Vollzeitkräften trägt Wissen und Verantwortung, Teilzeit- und Aushilfskräfte decken Spitzen am Wochenende und an Feiertagen ab.

Legen Sie außerdem fest, wer welche Rolle hat. Wer eröffnet morgens, wer macht den Kassenabschluss, wer bestellt Ware nach? Diese Fragen müssen vor dem ersten Arbeitstag beantwortet sein, nicht an dem Abend, an dem sie zum ersten Mal auftauchen.

Wo Sie Personal finden

Die klassische Stellenanzeige allein reicht selten. Gute Leute kommen in der Gastronomie oft über Empfehlungen, deshalb lohnt es sich, das eigene Netzwerk früh und ausdrücklich zu fragen: frühere Kolleginnen, Lieferanten, Stammgäste aus früheren Betrieben.

Weitere Wege, die sich bewährt haben:

• Tourismus- und Berufsschulen, für Praktika und Lehrstellen
• AMS in Österreich beziehungsweise Agentur für Arbeit in Deutschland
• ein Aushang am künftigen Lokal, sobald die Baustelle sichtbar ist
• Beiträge in sozialen Netzwerken, die das Team und den Umbau zeigen

Schreiben Sie in Anzeigen konkret, was Sie bieten: Arbeitszeiten, Ruhetage, Bezahlung, Verpflegung. In Österreich muss ein Stelleninserat das Mindestentgelt nennen; informieren Sie sich bei der Wirtschaftskammer oder Ihrer Steuerberatung über die aktuellen Vorgaben in Ihrem Land. Wer bei geregelten Dienstzeiten mehr bieten kann als der Durchschnitt, sollte das in die erste Zeile schreiben.

Gespräch und Probetag

Führen Sie jedes Gespräch nach demselben Ablauf, damit Sie Bewerberinnen und Bewerber vergleichen können. Fragen Sie weniger nach Stärken und Schwächen als nach konkreten Situationen: Wie sind Sie mit einem Gast umgegangen, der sich über das Essen beschwert hat? Was machen Sie, wenn drei Tische gleichzeitig zahlen wollen?

Aussagekräftiger als jedes Gespräch ist ein Probetag – vor der Eröffnung allerdings schwierig, weil es noch keinen Betrieb gibt. Viele Gründer helfen sich mit einem Probetag in einem befreundeten Lokal oder mit einer praktischen Aufgabe: ein Gericht kochen, einen Tisch eindecken, ein Tablett mit Gläsern tragen. Ob und wie ein Probetag angemeldet und vergütet werden muss, klären Sie vorab mit Kammer oder Steuerberatung; dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Achten Sie beim Probetag auf drei Dinge: Wie bewegt sich die Person im Raum, wie spricht sie mit anderen im Team und fragt sie nach, wenn sie etwas nicht weiß?

Einarbeitung vor der Eröffnung

Planen Sie mindestens eine, besser zwei Wochen gemeinsame Zeit vor dem ersten Gast. Das kostet Lohn ohne Umsatz, erspart aber Fehler, die später Gäste kosten. Ein bewährter Ablauf:

1. Tag 1: Rundgang, Abläufe, Kasse, Hygiene, Notfallnummern, Schlüssel.
2. Tag 2 und 3: Die Küche kocht die gesamte Karte, das Serviceteam probiert jedes Gericht und lernt Zutaten und Allergene.
3. Tag 4 und 5: Rollenspiele am Tisch, Bestellungen aufnehmen, Weinempfehlungen üben.
4. Ab Tag 6: Probeessen mit Freunden und Familie unter echten Bedingungen.

Wie Sie das Wissen über die Karte strukturiert vermitteln, beschreibt der Beitrag Das Serviceteam auf die Karte schulen. Die Probeläufe mit echten Gästen gehören zum Soft Opening.

Geben Sie jeder Servicekraft in dieser Phase eine eigene Karte zum Üben. Da sich Gerichte und Preise nach den Probeessen oft noch ändern, sind Umschläge mit Wechselsystem hier im Vorteil – bei einer Klemmkarte wie der QuickIn tauschen Sie die Einlagen in Sekunden, ohne neue Karten zu bestellen.

Der Dienstplan für die ersten Wochen

Die ersten vier Wochen sind ein Sonderfall. Abläufe sitzen noch nicht, die Gästezahl ist schwer vorherzusagen, und jeder Fehler wird in Bewertungen sichtbar. Planen Sie deshalb bewusst anders als im späteren Normalbetrieb:

• Überbesetzen: 10 bis 20 Prozent mehr Personal als im Normalbetrieb, vor allem im Service.
• Feste Ansprechperson je Schicht: Eine Person entscheidet, wenn etwas schiefläuft.
• Kurze Schichtbesprechungen: zehn Minuten vor jedem Service, fünf Minuten danach.
• Ruhetage schützen: Niemand arbeitet in den ersten Wochen sieben Tage durch, auch die Leitung nicht.
• Früh veröffentlichen: Der Plan hängt mindestens zwei Wochen im Voraus aus.

Ein erschöpftes Team in Woche drei ist eines der häufigsten Probleme neuer Betriebe. Die Begeisterung trägt über die Eröffnung, aber nicht über einen Monat mit Doppelschichten.

Nach vier Wochen: das erste Gespräch

Führen Sie nach etwa einem Monat mit jeder Person ein kurzes Gespräch. Was läuft gut, was stört, was fehlt? Oft kommen hier Hinweise auf Abläufe, die sich leicht ändern lassen – ein Tablettständer an der falschen Stelle, eine Bestellung, die in der Kasse umständlich angelegt ist. Nutzen Sie die Probezeit auch für ehrliche Entscheidungen in beide Richtungen. Ein Team, das nach der Eröffnung zusammenbleibt, ist der beste Beweis, dass die Vorbereitung gestimmt hat.