Gutscheine in der Gastronomie: Gestaltung, Verkauf und Verwaltung

Ein Gutschein ist für ein Restaurant, ein Café oder ein Hotel ein bemerkenswertes Produkt: Er wird bezahlt, bevor eine Leistung erbracht ist, er bringt fast immer einen neuen Gast ins Haus, und er wird oft in einer Zeit verkauft, in der ohnehin viel los ist. Trotzdem behandeln viele Betriebe Gutscheine als Nebensache – ein Vordruck aus der Schublade, eine Unterschrift, ein Kuvert aus dem Büro.

Wer das Thema ernst nimmt, verkauft mehr, verwaltet sicherer und gewinnt über die Beschenkten neue Stammgäste. In diesem Beitrag geht es um die Wahl zwischen Wert- und Erlebnisgutschein, um Gestaltung und Verpackung, um die Vorbereitung auf das Weihnachtsgeschäft und um eine Verwaltung, die auch nach drei Jahren noch stimmt.

Wertgutschein oder Erlebnisgutschein

Die erste Entscheidung betrifft die Art des Gutscheins. Beide Formen haben ihre Berechtigung, und viele Häuser bieten beide an.

Art	Beispiel	Stärke	Worauf achten
Wertgutschein	50 oder 100 Euro frei einlösbar	flexibel, einfach zu verkaufen	Teileinlösung und Restwerte verwalten
Erlebnisgutschein	Menü für zwei, Weinabend, Kochkurs	emotional, wirkt persönlicher	Leistung genau beschreiben, Preisänderungen einplanen
Hotelgutschein	Übernachtung mit Abendessen	hoher Wert, schönes Geschenk	Verfügbarkeit, Saisonzeiten, Zimmerkategorie

Erlebnisgutscheine verkaufen sich oft besser, weil der Schenkende nicht über einen Betrag nachdenken muss, sondern über eine Idee. Sie haben aber einen Haken: Ändern sich die Preise, muss das Haus die Leistung trotzdem erbringen. Beschreiben Sie deshalb genau, was enthalten ist – etwa „Vier-Gänge-Menü mit Weinbegleitung für zwei Personen“ – und kalkulieren Sie einen Puffer ein.

Umsatzsteuerlich wird zwischen Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen unterschieden, und das beeinflusst, wann die Steuer fällig wird. Auch bei der Gültigkeitsdauer gelten in Deutschland und Österreich unterschiedliche Regeln; eine zu kurze Befristung kann unwirksam sein. Klären Sie beides mit Ihrer Steuerberatung und gegebenenfalls Ihrer Kammer, bevor Sie Gutscheine drucken. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung, Stand 09/2026.

Gestaltung: ein kleines Geschenk, kein Formular

Ein Gutschein wird verschenkt, also muss er wie ein Geschenk aussehen. Das beginnt beim Format: DIN lang oder A6 passen in übliche Hüllen und liegen gut in der Hand. Wählen Sie ein festes Papier ab etwa 300 g/m², damit der Gutschein nicht knickt, und übernehmen Sie Schrift, Farben und Logo aus Ihrer Speisekarte. Der Beschenkte soll das Haus schon beim Auspacken wiedererkennen.

Inhaltlich gehören auf jeden Gutschein: der Name des Betriebs mit Adresse, der Wert oder die genaue Leistung, eine fortlaufende Nummer, das Ausstellungsdatum, ein Hinweis zur Gültigkeit und ein Feld für Unterschrift oder Stempel. Ein freies Feld für eine persönliche Widmung macht den Gutschein wärmer und wird gern genutzt.

Die fortlaufende Nummer ist gleichzeitig Ihr Schutz gegen Fälschungen. Kombiniert mit einem Prägestempel oder einer Unterschrift lässt sich jeder Gutschein eindeutig zuordnen.

Die Hülle macht den Unterschied

Ein Gutschein im Briefumschlag aus dem Büro wirkt wie eine Rechnung. Derselbe Gutschein in einer hochwertigen Hülle wirkt wie ein Geschenk, das man gern überreicht. Die Hülle ist deshalb kein Beiwerk, sondern der Teil, den der Schenkende zuerst in der Hand hält und der Beschenkte zuerst sieht.

Achten Sie darauf, dass Hülle, Speisekarte und Rechnungsmappe in Farbe und Anmutung zusammenpassen – dann wirkt der Gutschein wie ein Stück des Hauses und nicht wie ein Zusatzartikel. Passende Gutscheinhüllen finden Sie auch bei uns. Messen Sie vorher nach, ob Ihr Gutscheinformat ohne Knicken hineinpasst; ein paar Millimeter Luft auf jeder Seite erleichtern das Einstecken am Tresen. Bereiten Sie für die Hochsaison einige Hüllen fertig vor, mit Gutscheinen in den gängigsten Werten. Wer an einem vollen Abend einen Gutschein kauft, will nicht zehn Minuten warten.

Das Weihnachtsgeschäft vorbereiten

Für viele Betriebe entsteht ein großer Teil des Gutscheinumsatzes zwischen Mitte November und dem 24. Dezember. Wer erst Anfang Dezember an Gutscheine denkt, verschenkt einen Teil davon. Bewährt hat sich ein einfacher Zeitplan:

• September: Angebot festlegen, Werte und Erlebnisse auswählen, Kalkulation prüfen.
• Oktober: Gutscheine drucken, Hüllen bestellen, Kassensystem und Online-Verkauf einrichten.
• Anfang November: Angebot im Gastraum, auf der Website und in den sozialen Kanälen sichtbar machen.
• Dezember: ausreichend fertige Gutscheine vorrätig halten, Last-Minute-Käufer bis zum Heiligen Abend bedienen.

Im Gastraum brauchen Gutscheine einen festen Platz, an dem Gäste sie sehen, ohne dass der Service sie ansprechen muss. Ein stehendes Menüboard wie das Chartboard an der Theke oder am Eingang eignet sich dafür gut: Eine Seite zeigt die Gutscheinangebote, die andere einen kurzen Hinweis, wie man sie kauft.

Ein Online-Verkauf mit Druck zu Hause oder Versand per Post lohnt sich vor allem für Häuser mit Gästen aus größerer Entfernung, etwa Hotels. Auch dort sollte das Design dem gedruckten Gutschein entsprechen.

Verwaltung ohne Chaos

Gutscheine sind Verbindlichkeiten. Ein Betrieb, der über Jahre verkauft, ohne sauber zu verwalten, verliert irgendwann den Überblick darüber, wie viele noch offen sind. Führen Sie deshalb von Anfang an eine Liste – im Kassensystem, in einer Tabelle oder in einem gebundenen Buch – mit Nummer, Ausstellungsdatum, Wert oder Leistung, Käufer, Einlösedatum und gegebenenfalls Restwert.

Legen Sie fest, wie Teileinlösungen gehandhabt werden: Der Restwert wird notiert und der Gutschein entweder zurückgegeben oder durch einen neuen ersetzt. Eingelöste Gutscheine werden entwertet, etwa mit Stempel und Datum, und abgelegt. Und klären Sie im Team, wer Gutscheine ausstellen darf. Je weniger Personen das tun, desto seltener gibt es Fehler.

Die Einlösung als zweite Chance

Wer einen Gutschein einlöst, ist häufig zum ersten Mal bei Ihnen. Er hat sich das Haus nicht selbst ausgesucht und kommt mit einer gewissen Neugier. Das ist eine seltene Gelegenheit: Wenn dieser Besuch gelingt, haben Sie einen neuen Gast gewonnen, für den jemand anderes bezahlt hat.

Behandeln Sie Gutscheingäste deshalb nicht als Umsatz zweiter Klasse. Ein Hinweis im Reservierungssystem sorgt dafür, dass das Team Bescheid weiß und den Besuch besonders aufmerksam begleitet. Wie aus solchen ersten Besuchen feste Gewohnheiten werden, lesen Sie im Beitrag über Stammgäste gewinnen und halten.