Restaurant eröffnen: Die Checkliste für die letzten zwölf Wochen

Zwölf Wochen klingen nach viel Zeit. In der Praxis sind sie schneller aufgebraucht, als man denkt: Ein Bescheid lässt auf sich warten, der Souschef sagt kurzfristig ab, die Spülmaschine kommt zehn Tage später als versprochen. Wer die letzten drei Monate vor der Eröffnung in klare Etappen teilt, merkt früh, wo es hakt – und hat noch Luft, um gegenzusteuern.

Die folgende Checkliste ist aus vielen Gesprächen mit Gastronomen entstanden, die kurz vor dem Start ihre Speisekarten bei uns bestellt haben. Sie ersetzt weder Businessplan noch Beratung, aber sie ordnet, was wann passieren sollte. Die Wochenangaben sind Erfahrungswerte: Verschieben Sie sie nach vorn, wenn Sie umbauen, und nach hinten, wenn Sie einen eingerichteten Betrieb beziehen.

Woche 12 bis 9: Behörden, Verträge, Kasse, Speisekarten

Ganz oben stehen die Dinge, die Sie nicht beschleunigen können. In Österreich brauchen Sie für einen Gastronomiebetrieb eine Gewerbeberechtigung für das Gastgewerbe und häufig eine Betriebsanlagengenehmigung. In Deutschland ist die Gewerbeanmeldung Pflicht; ob zusätzlich eine Gaststättenerlaubnis nötig ist, regeln die Bundesländer unterschiedlich. Je nach Lage kommen Außenbestuhlung auf öffentlichem Grund, Lüftung, Brandschutz und Lärmschutz dazu. Welche Unterlagen verlangt werden, erfahren Sie verbindlich bei Gemeinde, Bezirkshauptmannschaft oder Gewerbeamt sowie bei Wirtschaftskammer oder IHK. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung, Stand 09/2026.

Parallel dazu laufen Mietvertrag und Übergabeprotokoll, Versicherungen (Betriebshaftpflicht, Inhalt, Betriebsunterbrechung), Geschäftskonto und Buchhaltung. Auch die Kasse gehört in diese Phase und nicht in die letzte Woche. In Österreich gilt ab bestimmten Umsatzgrenzen die Registrierkassenpflicht, in Deutschland brauchen elektronische Kassen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Lassen Sie sich die Einrichtung von Kassenanbieter und Steuerberatung bestätigen, bevor der erste Beleg gedruckt wird.

Die Faustregel für diese Wochen: Alles, was von einer Behörde oder einem Dritten abhängt, wird jetzt angestoßen – auch wenn die Antwort erst später kommt. Führen Sie eine einfache Liste mit Datum des Antrags, Ansprechperson und nächstem Nachfasstermin. Wer nach drei Wochen freundlich nachfragt, bekommt seinen Bescheid meist früher als jemand, der wartet.

Zum Anstoßen gehören auch die Speisekarten, denn sie brauchen mehr Vorlauf, als die meisten erwarten. Bestellen Sie gleich in Woche 12 kostenlose Musterkarten und nehmen Sie diese mit in den Gastraum: Material und Farbe wirken unter Ihrem Licht und auf Ihren Tischen anders als am Bildschirm. Rund zehn Wochen vor der Eröffnung sollte die Bestellung der Speisekarten dann stehen – besonders mit Logoveredelung ist dieser Vorlauf nötig. Die Karte selbst muss dafür noch nicht fertig sein: Umschlag und Einlage sind zwei getrennte Dinge, die Einlagen drucken Sie später selbst und können sie bis zum Vorabend ändern. Eine Klemmkarte wie die Quickfix ist für den Start oft die pragmatische Wahl, weil sich die Einlage in Sekunden tauschen lässt und in den ersten Wochen ohnehin noch vieles angepasst wird. Die Mindestabnahme liegt bei 15 Stück je Ausführung, ab 30 Stück sinkt der Stückpreis um 10 %, ab 50 Stück um 15 %.

Woche 10 bis 7: Personal finden und einplanen

Gutes Personal ist in der Gastronomie der Engpass, nicht die Einrichtung. Besetzen Sie zuerst die Schlüsselrollen – Küchenleitung und Serviceleitung –, denn diese beiden Menschen helfen Ihnen bei allen weiteren Einstellungen und kennen oft schon passende Kolleginnen und Kollegen.

Rechnen Sie die Besetzung von der Schicht her, nicht vom Gefühl. Ein Beispiel: 60 Plätze, à la carte, Abendbetrieb. Erfahrungsgemäß brauchen Sie in der Küche drei Personen plus Abwasch, im Service drei Personen plus jemanden an der Schank. Bei sechs Öffnungstagen, Urlaub und Krankenstand ergibt das schnell zwölf bis vierzehn Köpfe, auch mit Teilzeitkräften.

Planen Sie für die ersten vier Wochen bewusst eine Person mehr pro Schicht ein, als Sie später brauchen. Neue Teams sind langsamer, und die ersten Gäste erzählen weiter, was sie erlebt haben. Die Anmeldung bei der Sozialversicherung muss vor dem ersten Arbeitstag erfolgen; Hygieneschulungen und die in Ihrem Land vorgeschriebenen Belehrungen sollten ebenfalls vor dem ersten Probelauf abgeschlossen sein. Die Details klärt Ihre Lohnverrechnung.

Woche 8 bis 5: Lieferanten, Waren, Technik

Holen Sie für jede Hauptwarengruppe – Fleisch, Gemüse, Trockenware, Getränke, Reinigung – mindestens zwei Angebote ein und lassen Sie sich eine Probelieferung schicken. Dabei geht es nicht nur um den Preis. Fragen Sie nach Lieferfenstern, Mindestbestellwerten, Zahlungszielen und danach, wer am Samstag ans Telefon geht, wenn etwas fehlt.

Bei Getränken lohnt ein genauer Blick auf den Vertrag: Bezugsverpflichtungen gegen Zuschüsse oder Leihinventar können sinnvoll sein, binden Sie aber oft für Jahre. Lesen Sie die Laufzeit, die Mindestabnahme und die Regelung für einen vorzeitigen Ausstieg.

In dieselben Wochen fällt die technische Abnahme. Lassen Sie Kühlgeräte mindestens drei Tage leer laufen und notieren Sie die Temperaturen morgens und abends. Testen Sie Schankanlage, Lüftung, Kaffeemaschine und Spülmaschine unter Last, also mit vollen Körben und nicht mit einem einzelnen Glas. Aus den Probelieferungen entsteht gleich die Artikelliste mit Einkaufspreisen – die Grundlage für jede Kalkulation.

Woche 6 bis 3: Karte, Einlagen und Gastraum

Jetzt wird der Inhalt der Karte verbindlich: Rezepturen, Portionsgrößen, Kalkulation und Allergenangaben. Die Speisekarten selbst sind zu diesem Zeitpunkt längst bestellt – wer erst jetzt bestellt, riskiert, am Eröffnungsabend ohne Karten dazustehen.

Drucken Sie die Einlagen mindestens einmal probeweise auf dem Papier, das Sie später verwenden, und stecken Sie sie in die Musterkarte oder, falls schon geliefert, in die fertige Speisekarte. So sehen Sie, ob Ränder, Schriftgröße und Format passen. Parallel wird der Gastraum komplett: Tischnummern, Rechnungsmappen, Reserviertschilder, Menage. Was dazu alles gehört, haben wir im Beitrag zur Erstausstattung vor der Eröffnung zusammengestellt.

Woche 2 bis 1: Probeläufe

Probeläufe sind keine Kür. Sie sind der einzige Weg, Fehler zu finden, bevor zahlende Gäste sie finden. Bewährt hat sich eine Reihenfolge in drei Stufen:

1. Trockenlauf ohne Gäste: Das Team spielt einen Abend durch – Begrüßung, Bestellung am Tisch, Bon in der Küche, Anrichten, Abräumen, Bezahlung. Stoppen Sie die Zeit von der Bestellung bis zum Teller.
2. Abend mit Familie und Freunden: echte Teller, echte Kasse, echte Kartenzahlung. Wer nachsichtig ist, deckt trotzdem Abläufe auf, die nicht funktionieren.
3. Soft Opening: einige Abende mit reduzierter Karte und eingeladenen Gästen. Wie das gelingt, lesen Sie im Beitrag zum Soft Opening.

Prüfen Sie bei jedem Durchgang auch das Unscheinbare: Reicht das Licht am Abend zum Lesen der Karte? Funktioniert das WLAN an der Kasse im hintersten Eck? Ist die Musik bei vollem Haus zu leise oder zu laut? Kommt der Bon beim richtigen Drucker an? Jede Beobachtung kommt auf eine gemeinsame Mängelliste mit Namen und Termin.

Die zwölf Wochen auf einen Blick

Zeitraum	Schwerpunkt	Erledigt, wenn …
Woche 12–9	Genehmigungen, Verträge, Kasse, Speisekarten	alle Anträge eingereicht, Kasse bestellt, Musterkarten geprüft, Speisekarten bestellt
Woche 10–7	Personal	Schlüsselrollen besetzt, Dienstplan für vier Wochen steht
Woche 8–5	Lieferanten, Technik	Probelieferungen geprüft, Geräte abgenommen
Woche 6–3	Karte, Einlagen, Gastraum	Karteninhalt fertig, Einlagen probegedruckt
Woche 2–1	Probeläufe	Mängelliste abgearbeitet

Hängen Sie diese Übersicht dort auf, wo das Team sie täglich sieht, und streichen Sie ab, was erledigt ist. Wenn eine Zeile zwei Wochen hinterherhinkt, ist das kein Grund zur Panik, aber ein Signal: Dann verschiebt sich entweder der Eröffnungstermin oder etwas anderes muss weichen. Diese Entscheidung ist in Woche acht deutlich leichter zu treffen als in Woche eins.